3. Các bước thực hiện
3.1 Lập đơn mua hàngBước 1: Vào phân hệ Mua hàng\Quy trình, chọn Đơn mua hàng (hoặc trên tab Đơn mua hàng chọn chức năng Thêm)
Bước 2: Khai báo thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng cần đặt mua trên đơn mua hàng, sau đó nhấn Cất.
3.2 Lập chứng từ hạch toán đối với những hàng hóa được mua về nhập khoBước 1: Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng. Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước không qua kho, Mua hàng trong nước nhập kho, Mua hàng nhập khẩu không qua kho, …
Bước 3: Nhấn biểu tượng ⚙️ chọn Lập từ Đơn mua hàng
Hoặc Nhấn biểu tượng tìm kiếm Đơn mua hàng:
Bước 4: Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay. Bước 5: Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.
Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán. Bước 6: Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu cho chứng từ mua hàng trên các tab chi tiết, sau đó nhấn Cất. Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in. |
4. Lưu ý
- Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các đơn mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách chọn đơn đặt hàng cần cập nhật, nhấn sổ xuống và chọn tình trạng đơn hàng trước khi nhấn Cập nhật
- Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng về nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho .
- Với các hàng hóa mua về không được nhập kho, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ mua hàng là: Mua hàng trong nước không qua kho hoặc Mua hàng nhập khẩu không qua kho.
- Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi.
- Đối với trường hợp mua hàng trong nước đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
