Hóa đơn về trước hàng về sau

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn quy trình hạch toán và xử lý nghiệp vụ hàng mua đang đi đường, giúp đảm bảo ghi nhận chính xác các giao dịch mua hàng khi hàng hóa chưa về kho.

Nội dung bài viết bao gồm định khoản kế toán, mô tả nghiệp vụ và các bước thực hiện chi tiết trên phần mềm.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho các doanh nghiệp phát sinh trường hợp nhận hóa đơn trước khi nhận hàng thực tế, giúp tuân thủ quy định tài chính, quản lý công nợ chính xác và đảm bảo chứng từ đầy đủ khi kiểm tra, quyết toán.

2. Định khoản

1. Khi nhận được hóa đơn mà hàng chưa về

Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

2. Sau khi hàng về

Nợ TK 152, 156…

Có TK 151 Hàng mua đang đi đường

3. Các bước thực hiện

3.1. Mua hàng thực hiện hạch toán hàng mua đang đi đường và kê khai thuế GTGT

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng.

Bước 2: Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là: Mua hàng trong nước nhập kho (vì hàng đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên vẫn phải được theo dõi tồn kho).

Bước 3: Khai báo thông tin chung của chứng từ mua hàng

Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng
- Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.
- Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
Tích chọn Nhận kèm hóa đơn
Khai báo thông tin : Mã nhà cung cấp, Người giao hàng, Địa chỉ, Nhân viên mua hàng,…
- Trường hợp là Nhà cung cấp cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ và Người giao hàng tương ứng.
- Trường hợp là Nhà cung cấp mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Người dùng cần thực hiện khai báo nhà cung cấp mới theo hướng dẫn tại đây.
Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số phiếu chi, Số phiếu nhập
Nhập thông tin hóa đơn: Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn

Bước 4: Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Đơn giá, Thành tiền, %Thuế GTGT,…

Nhập thông tin Kho là Kho hàng mua đang đi đường
Hạch toán TK Kho là 151

Bước 5: Nhấn Cất. Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

3.2. Ghi nhận hàng mua đang đi đường về nhập kho

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Kho\tab Chuyển kho, chọn chức năng Thêm.

Bước 2: Khai báo chứng từ chuyển kho

Tích chọn Xuất chuyển kho nội bộ.
Khai báo các thông tin: Người vận chuyển, diễn giải (nếu có)
Khai báo kho xuất/kho nhập và các mặt hàng chuyển kho nội bộ:
- Chọn Xuất tại kho hàng mua đang đi đường
- Chọn Nhập tại kho hàng hóa
- khai báo Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,…của hàng hóa.