Cho phép người dùng quản lý tài liệu nội bộ riêng mà không cần thiết lập quyền

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách quản lý tài liệu nội bộ riêng tư trên phân hệ Tài liệu, giúp người dùng chuyển thư mục tài liệu nội bộ thành riêng tư mà không cần thiết lập quyền thủ công.

Nội dung:

• Hướng dẫn chuyển thư mục tài liệu nội bộ thành riêng tư hoặc công khai trên phần mềm.
• Lưu ý về trạng thái thư mục khi chuyển đổi.

Phạm vi áp dụng: Quản trị hệ thống, người tạo thư mục, người dùng phân hệ Tài liệu

Trên hệ phân hệ Tài liệu, chọn tab Tài liệu nội bộ

• Với thư mục dạng thẻ (kaban):
  • Để chuyển thư mục thành riêng tư, người dùng nhấn chuột phải và chọn Chuyển thành thư mục riêng tư.

• • Thư mục sau khi chuyển sang trạng thái riêng tư sẽ được hiển thị với biểu tượng hình ổ khóa.
  • Khi người dùng muốn đổi sang trạng thái công khai thì thực hiện tương tự: nhấn chuột phải và chọn Chuyển thành thư mục công khai.

• Tương tự, với thư mục dạng danh sách:
  • Tại biểu tượng trỏ xuống trên cột chức năng, chọn Chuyển thành thư mục riêng tư/ Chuyển thành thư mục công khai

• Lưu ý:
  • Thư mục ở trạng thái riêng tư vẫn giữ nguyên trạng thái dù được chuyển vào thư mục công khai khác hay xóa đi vào thùng rác và được khôi phục lại (chỉ quản trị hệ thống và người tạo thư mục nhìn thấy).
  • Khi lưu thư mục riêng tư thành tài liệu khách hàng thì trạng thái thư mục sẽ tự động chuyển thành công khai.