1. Định khoản |
|
1. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán:
Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết)
Nợ TK 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác(3388) Có TK 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu) 2. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán
Nợ TK 138 Phải thu khác (1381) Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Nợ TK 111 Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường) (1111,1112) Nợ TK 1388 Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường) Nợ TK 334 Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương) Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý |
2. Mô tả nghiệp vụ |
Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau :
|
3. Các bước thực hiện |
Bước 1: Thực hiện Kiểm kê quỹ |
|
1. Vào phân hệ Tiền mặt, tab Kiểm kê, nhấn Thêm.
2. Nhập ngày và chọn loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.  3. Nhập thông tin kiểm kê tiền thực tế vào bảng kiểm kê.
 4. Nhấn Cất.
Lưu ý: Tính năng đang phát triển – Chọn chức năng Đối chiếu để tìm nguyên nhân trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế của thủ quỹ và số tiền trên sổ kế toán. 5. Nhấn In để in Bảng kiểm kê quỹ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.
|
Bước 2: Xử lý kết quả kiểm kê |
|
1. Chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ.
 2. Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:
 3. Nhấn Cất, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ\tab Kết quả xử lý. Lưu ý: Trường hợp kiểm kê ngoại tệ, cần nhập tỷ giá tại thời điểm kiểm kê vào chứng từ xử lý chênh lệch.
|
Lưu ý: Khi thực hiện đối chiếu ngân hàng vào cuối kỳ kế toán năm để quyết toán báo cáo tài chính, thì cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Kiểm kê, đối chiếu thực tế.
