Kiểm kê quỹ

• Ghi nhận các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111       Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 338    Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết)

• Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 3381     Tài sản thừa chờ giải quyết

Có TK 111    Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338    Phải trả, phải nộp khác (3388)
Có TK 411   Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu)

• Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 138       Phải thu khác (1381)

• Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 111       Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường) (1111, 1112)

Nợ TK 1388     Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 334       Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Có TK 1381  Tài sản thiếu chờ xử lý

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, tab Kiểm kê, nhấn Thêm.

Bước 2: Nhập ngày và chọn loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3: Nhập thông tin kiểm kê tiền thực tế vào bảng kiểm kê.

• Tab Thông tin chung: khai báo mục đích và thông tin về biên bản kiểm kê.
• Tab Kiểm kê thực tế: khai báo thông tin số lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ của Thủ quỹ theo từng mệnh giá tiền khác nhau.
  => Căn cứ vào kết quả được nhập, chương trình sẽ tự động tính ra chênh lệch tồn giữa sổ của Kế toán tiền mặt và tồn trong quỹ của Thủ quỹ.

• Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê quỹ (sử dụng chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia).

• Tab Kết quả xử lý: khai báo lý do và kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

Bước 4: Nhấn Cất.

Lưu ý: Tính năng đang phát triển – Chọn chức năng Đối chiếu để tìm nguyên nhân trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế của thủ quỹ và số tiền trên sổ kế toán.

Bước 5: Nhấn In để in Bảng kiểm kê quỹ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Bước 1: Chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ.

Bước 2: Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:

• Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thiếu.
• Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.

Bước 3: Nhấn Cất, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ tab Kết quả xử lý.
Lưu ý: Trường hợp kiểm kê ngoại tệ, cần nhập tỷ giá tại thời điểm kiểm kê vào chứng từ xử lý chênh lệch.