Mua mới tài sản cố định

Mục lục

1. Định khoản

Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính (TT200)
Nợ TK 2112 Tài sản cố định thuê tài chính (TT133)
Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình (TT200)
Nợ TK 2113 Tài sản cố định vô hình (TT133)
Nợ TK 217 Bất động sản đầu tư
Nợ TK 1332 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331, 341… Tổng giá thanh toán

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua mới TSCĐ, thông thường có các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản.

2. Bộ phận quản lý tài sản (tại đơn vị lớn thường thành lập thành 1 phòng riêng, đối với các đơn vị nhỏ thường là bộ phận hành chính hoặc phòng tổng hợp) kiểm tra sự phù hợp của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển Giám đốc phê duyệt.

3. Giám đốc ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận phụ trách mua sắm tài sản.

4. Bộ phận mua sắm tài sản chuẩn bị hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm các công việc sau: Xem xét các báo giá (ít nhất là 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau), tổ chức đấu thầu (nếu cần thiết), sau khi xem xét xong sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.

5. Bộ phận mua sắm tài sản chuyển bộ hồ sơ mua sắm tài sản trên và kết quả lựa chọn nhà cung cấp chuyển Giám đốc phê duyệt.

6. Căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc, Bộ phận mua sắm tài sản thực hiện mua sắm tài sản: Ký hợp đồng mua sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác và thông báo cho bộ phận có liên quan.

7. Bộ phận quản lý tài sản và bộ phận mua sắm tài sản nhận tài sản và bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng.

8. Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận tài sản vào thẻ tài sản cố định và sổ theo dõi tài sản cố định theo các bước công việc sau:

Khai báo TSCĐ: gắn mã số cho tài sản, khai báo thông tin về tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và các thông tin khác.

Xác định và ghi nhận nguyên giá Tài sản cố định dựa trên bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định.

Khai báo bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, thời gian tính khấu hao và các thông tin về phân bổ khấu hao cho các bộ phận sử dụng.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ 1: Mua TSCĐ không qua lắp đặt, chạy thử

VD: Ngày 20/02/2021, mua mới màn hình Samsung 40 inches của công ty Hà Thành sử dụng tại phòng Giám đốc. Giá mua chưa thuế là 56.000.000 VND, thuế GTGT 10% theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT0/001, ký hiệu HT/20E, số 0001334. Ngày bắt đầu sử dụng 01/03/2021. Thời gian sử dụng 5 năm. Đã chuyển khoản thanh toán.

NSD tiến hành nhập liệu như sau:

Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua TSCĐ

Tại phân hệ Tiền gửi, trên tab Thu, chi tiền chọn chức năng Thêm chi tiền\Chi tiền, sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

Chọn phương thức thanh toán
- Tài khoản chi: chọn số tài khoản của ngân hàng BIDV
- Nội dung TT: Chọn lý do là “Chi mua ngoài có hóa đơn”, sau đó nhập nội dung chi tiết tại mục bên cạnh.
- Đối tượng: Chọn đối tượng là Công ty Hà Thành => sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng và cột Đối tượng.
- Ngày chứng từ: 20/02/2021
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- Nợ TK 2112/Có TK 1121 và nhập số tiền tương ứng là 000.000 VND

Tab Hóa đơn: Tích chọn “Có hóa đơn” chọn TK thuế là 1332, và nhập số hóa đơn, chọn thuế suất là 10% chương trình sẽ tự động tính ra số thuế được khấu trừ tương ứng với giá trị đã ghi nhận ở tab hạch toán.

Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.

Bước 2: Ghi tăng TSCĐ

Tại phân hệ Tài sản cố định, trên tab Quy trình chọn Ghi tăng (hoặc trên tab Ghi tăng chọn chức năng Thêm ghi tăng):

Chương trình mở ra giao diện để khai báo các thông tin chung về TSCĐ cần ghi tăng:
- Ngày ghi tăng: 01/03/2021
- Nhập mã và tên TSCĐ
- Loại tài sản: Máy móc, thiết bị
- Đơn vị sử dụng: Phòng Tổng Giám đốc

Khai báo các thông tin phục vụ cho việc khấu hao TSCĐ tại:
- Thông tin khấu hao:

- - TK nguyên giá: TK 2112, TK khấu hao: TK 2141 (phần mềm tự mặc định).
  - Nguyên giá: 56.000.000 VND
  - Ngày bắt đầu tính KH: 01/03/2021
  - Thời gian sử dụng: 5 năm
  - Phần mềm sẽ tự động tính ra tỷ lệ và giá trị khấu hao hàng tháng và năm.

Lưu ý: Đối với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu NSD tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý.

- Thiết lập phân bổ:

- - Đối tượng phân bổ: Phòng Giám đốc (phần mềm tự động hiển thị theo phòng ban/bộ phận chọn bên tab Thông tin chung).
  - Tỷ lệ phân bổ: 100%
  - TK chi phí: TK 6424
  - Điền các thông tin bổ sung: KMCP, mã thống kê, công trình…

- Nguồn gốc hình thành:

- Bộ phận cấu thành: Khai báo các bộ phận chi tiết cấu thành nên TSCĐ và số lượng (nếu có).
- Dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Khai báo các dụng cụ, phụ tùng kèm theo TSCĐ (nếu có).
- Thông tin khác: Điền các thông tin liên quan đến việc theo dõi TCSĐ tại đơn vị.

- - - Sau khi khai báo xong, nhấn Ghi tăng để lưu chứng từ vừa nhập

Nghiệp vụ 2: TSCĐ được hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chạy thử

VD: Ngày 20/01/2021, mua các thiết bị của máy phát điện của công ty Phú Thế, giá đã có thuế GTGT (10%) là 33.000.000 VND theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT0/001, ký hiệu PT/21E, số 0005634, đã thanh toán bằng tiền mặt, đồng thời công ty tiến hành lắp đặt, chạy thử với tổng chi phí là 250.000 VND chưa bao gồm 10% thuế GTGT. Đến ngày 22/01/2021 công ty mang vào sử dụng cho phòng hành chính tổng hợp, thời gian sử dụng 5 năm.

NSD tiến hành nhập liệu như sau:

Bước 1: Hạch toán chi phí lắp đặt, chạy thử TSCĐ

Hạch toán chi phí lắp đặt chạy thử trên các chứng từ như Phiếu chi, mua dịch vụ, chứng từ nghiệp vụ khác…Trong ví dụ thực hiện phiếu chi tiền mặt.

Tại phân hệ Tiền mặt, trên tab Thu, chi tiền chọn Thêm chi tiền\Phiếu chi, sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Đối tượng: Chọn đối tượng là Công ty Phú Thế. Sau đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở mục tên đối tượng và cột Đối tượng.
- Chọn loại phiếu chi là “Chi mua ngoài có hóa đơn”, sau đó nhập nội dung chi tiết tại mục Lý do chi.
- Ngày chứng từ: 20/01/2021
- Chọn loại tiền hạch toán: VND

Tab Hạch toán:
- Mua thiết bị về lắp đặt chạy thử:
  - Chọn TK hạch toán: Nợ TK 2411/Có TK 1111
  - Số tiền hạch toán: 30.000.000 VND
- Chi phí chạy thử:
  - Chọn TK hạch toán: Nợ TK 2411/Có TK 1111
  - Số tiền hạch toán: 250.000 VND

Tab Hóa đơn tích chọn Có hóa đơn, nhập thuế suất và thông tin hóa đơn:

Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.

Bước 2: Hạch toán chi phí mua TSCĐ sau khi đã lắp đặt chạy thử xong

Tại phân hệ Tổng hợp, tab Chứng từ nghiệp vụ khác chọn Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác, sau đó khai báo các thông tin chi tiết:

- Diễn giải: Nhập nội dung chi tiết của chứng từ.
- Ngày chứng từ: 20/01/2021
- Chọn loại tiền hạch toán: VND
- TK Nợ: Chọn TK 2112/TK Có: Chọn TK 2411
- Số tiền: 30.250.000 VND