Quản lý và phân bổ chi phí trả trước

Tùy thuộc vào hình thức thanh toán, các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận trên phân hệ Tiền mặt, tiền gửi hoặc Tổng hợp. Ví dụ trên phân hệ Tiền gửi.

• Vào phân hệ Công cụ dụng cụ\ tab Chi phí trả trước, chọn Thêm.
  
• Khai báo thông tin về khoản chi phí cần phân bổ.

Cách 1: Khai báo thủ công

• Trên giao diện thêm chi phí trả trước, điền mã và tên chi phí trả trước
• Chọn số kỳ phân bổ và điền số tiền
• Chương trình sẽ tự động tính ra số tiền phân bổ hàng kỳ

Cách 2: Kế thừa thông tin từ chứng từ hạch toán

• Nhấn Chọn chứng từ trên giao diện thêm chi phí trả trước

• • Chương trình tải lên cửa sổ Chọn chứng từ để ghi tăng chi phí trả trước:
  • Chọn Loại chứng từ: Mua hàng không qua kho/Mua dịch vụ/Tất cả (1)
  • Chọn kỳ phát sinh chứng từ (2)

• • Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ tải lên các chứng từ có phát sinh nợ TK 242 trong kỳ đã chọn.

• • Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.

• • Chương trình sẽ tự động lấy thông tin từ chứng từ đã chọn lên chứng từ thêm chi phí trả trước.

• • Thiết lập phân bổ

• • Sau khi đã khai báo xong thông tin chi phí trả trước, thực hiện phân bổ chi phí trên tab Thiết lập phân bổ.
  • Chọn các đối tượng sẽ được phân bổ khoản chi phí trả trước như: đối tượng THCP/công trình/đơn hàng/hợp đồng/đơn vị. Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% và bắt buộc phải nhập TK chi phí để làm căn cứ phân bổ và hạch toán chi phí trong kỳ.

• Trường hợp không sử dụng chức năng Chọn chứng từ mà điền thủ công hoặc muốn chọn thêm các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí trả trước đang được phân bổ thì thực hiện như sau:
  • Trên Tab Tập hợp chứng từ, nhấn Chọn chứng từ nguồn gốc
  • Chọn khoảng thời gian lập chứng từ, nhấn Lấy dữ liệu.
  • Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Vào Tính năng mở rộng/Nhập số dư ban đầu, chọn Chi phí trả trước đầu kỳ để nhập các khoản chi phí trả trước đầu kỳ.

• Vào phân hệ Công cụ dụng cụ/ tab Chi phí trả trước, chọn Phân bổ chi phí trả trước/ Thêm.

• Chọn kỳ phân bổ và nhấn Đồng ý

• Hệ thống tự động lấy các chi phí trả trước cùng số tiền phân bổ trong kỳ:
  • Xác định các khoản chi phí cần phân bổ.

• • Phân bổ chi phí cho các đối tượng đã được thiết lập tại bước 2. Có thể chọn lại Đối tượng phân bổ nếu thay đổi.

• • Ghi nhận bút toán hạch toán chi phí

• Nhấn Cất
  Lưu ý: Có thể nhấn Xuất khẩu bảng phân bổ ra Excel để xuất khẩu dữ liệu phân bổ chi phí trả trước ra file Excel.