Quản lý và phân bổ chi phí trả trước

Mục lục

1. Nội dung

Quản lý các chi phí trả trước được phân bổ cho nhiều kỳ.
Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ phát sinh và cần phải phân bổ để tính vào chi phí của từng kỳ.

2. Định khoản

1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước (thuê văn phòng, thuê TSCĐ…) phải phân bổ dần vào chi phí SXKD nhiều kỳ

Nợ TK 242 Chi phí trả trước
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,… Tổng giá thanh toán

2. Định kỳ phân bổ chi phí trả trước

Nợ TK 154, 623, 627, 635, 641, 642, 241

Có TK 242 Chi phí trả trước phân bổ trong kỳ

3. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh chi phí trả trước đơn vị sẽ tiến hành thực hiện như sau:

Kế toán tổng hợp sẽ tập hợp các chứng từ gốc liên quan và tiến hành ghi tăng chi phí trả trước, xác định đối tượng chịu chi phí để theo dõi, quản lý.
Kế toán hạch toán và in chứng từ chuyển kế toán trưởng ký duyệt.
Định kỳ kế toán tổng hợp tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD.

4. Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Ghi nhận các khoản chi phí trả trước phát sinh

Tùy thuộc vào hình thức thanh toán, các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận trên phân hệ Tiền mặt, tiền gửi hoặc Tổng hợp. Ví dụ trên phân hệ Tiền gửi.

Bước 2: Khai báo các khoản chi phí cần phân bổ nhiều kỳ

1. Vào phân hệ Công cụ dụng cụ/tab Chi phí trả trước, chọn Thêm.

2. Khai báo thông tin về khoản chi phí cần phân bổ.

Khai báo khoản chi phí trả trước cần phân bổ

Cách 1: Khai báo thủ công

Trên giao diện thêm chi phí trả trước, người dùng điền mã và tên chi phí trả trước
Chọn số kỳ phân bổ và điền số tiền
Chương trình sẽ tự động tính ra số tiền phân bổ hàng kỳ

Cách 2: Kế thừa thông tin từ chứng từ hạch toán

Trên giao diện thêm chi phí trả trước:

Nhấn Chọn chứng từ

Chương trình tải lên cửa sổ Chọn chứng từ để ghi tăng chi phí trả trước:
Chọn Loại chứng từ: Mua hàng không qua kho/Mua dịch vụ/Tất cả (1)
Chọn kỳ phát sinh chứng từ (2)

Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ tải lên các chứng từ có phát sinh nợ TK 242 trong kỳ đã chọn.

Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.

Chương trình sẽ tự động lấy thông tin từ chứng từ đã chọn lên chứng từ thêm chi phí trả trước.

Thiết lập phân bổ
Sau khi đã khai báo xong thông tin chi phí trả trước, người dùng thực hiện phân bổ chi phí trên tab Thiết lập phân bổ.
- Chọn các đối tượng sẽ được phân bổ khoản chi phí trả trước như: đối tượng THCP/công trình/đơn hàng/hợp đồng/đơn vị. Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% và bắt buộc phải nhập TK chi phí để làm căn cứ phân bổ và hạch toán chi phí trong kỳ.

Trường hợp người dùng không sử dụng chức năng Chọn chứng từ mà điền thủ công hoặc muốn chọn thêm các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí trả trước đang được phân bổ thì thực hiện như sau:
- Trên Tab Tập hợp chứng từ, nhấn Chọn chứng từ nguồn gốc
- Chọn khoảng thời gian lập chứng từ, nhấn Lấy dữ liệu.
- Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.