Thu tiền theo hóa đơn bằng tiền mặt

Mục đích: Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt trên phần mềm.
Nội dung:

• Định khoản nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt.
• Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm.
• Lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ quỹ, Nhân viên thanh toán

Khi khách hàng mang tiền mặt đến trả nợ, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

• Sau khi nhận được tiền trả nợ của khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu.
• Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.
• Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 131 Phải thu của khách hàng

Nghiệp vụ “Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thu tiền\Thu tiền theo hóa đơn. (Hoặc Chọn chức năng Thêm\Thu tiền theo hóa đơn trong tab Thu tiền)

Bước 2: Thiết lập các tham số/điều kiện trên giao diện Thu tiền theo hóa đơn:

• Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt
• Chọn loại tiền thanh toán.
• Chọn loại hạch toán: Hạch toán gộp cùng 1 phiếu hoặc Hạch toán tách riêng phiếu
• Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền.
• Nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình hiển thị các chứng từ thỏa mãn điều kiện tìm kiếm đã thiết lập.

Bước 3: Tích chọn chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền =>

• Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Nhập số thu.
• Chương trình sẽ tự động cập nhật số tiền thu được vào cột Số thu:

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ thu được tại mục Nhập Số thu, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu.

Bước 4: Nhấn Thu tiền

• Chương trình  tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng.

Bước 5: Kiểm tra và bổ sung thêm các thông tin trên chứng từ, sau đó nhấn Cất.

Ngoài ra. Anh/Chị có thể nhấn Chọn mũi tên ⏶ cạnh chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

• Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng” có thể được thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập chứng từ thu hồi công nợ của nhiều khách hàng.
• Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.