Mua CCDC về nhập kho sau đó xuất kho ra sử dụng, cho thuê

Nợ TK 153                             Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                             Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

2. Khi xuất kho CCDC ra sử dụng, cho thuê

• Trường hợp CCDC phân bổ 1 lần

Nợ TK 154                                           Bộ phận sản xuất (TT 133)

Nợ TK 623                                           Chi phí máy thi công

Nợ TK 627                                           Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641                                           Chi phí bán hàng

Nợ TK 642                                           Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152, 153, 155, 156      100% giá trị CCDC (Xuất CCDC, thành phẩm hoặc hàng hóa trong kho ra sử dụng như CCDC)

• Trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần

Nợ TK 242                                           Chi phí trả trước

Có TK 152, 153, 155, 156       100% giá trị CCDC (Xuất CCDC,
thành phẩm hoặc hàng hóa trong kho ra sử dụng như CCDC)

3. Cuối kỳ, thực hiện phân bổ CCDC vào chi phí (trường hợp CCDC phân bổ nhiều lần)

Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642        Giá trị CCDC phân bổ trong kỳ

Có TK 242

Khi phát sinh nghiệp vụ xuất CCDC cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua CCDC gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua CCDC.

2. Sau khi nhận được đề nghị mua CCDC, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.

3. Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng, trình trưởng bộ phận và giám đốc phê duyệt và chuyển đơn mua hàng cho nhà cung cấp để đặt mua hàng.

4. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, khi CCDC về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.

5. Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.

6. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.

7. Thủ kho ghi sổ kho, lưu 1 liên phiếu nhập kho và chuyển 1 liên cho kế toán. Kế toán kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán kho.

8. Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.

9. Căn cứ vào yêu cầu sử dụng CCDC tại các bộ phận được phê duyệt, kế toán kiểm tra nếu CCDC trong kho còn đủ để xuất sẽ viết phiếu xuất kho.

10. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt phiếu xuất kho.

11. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã duyệt, thủ kho thực hiện xuất kho, ký vào phiếu xuất kho và ghi sổ kho.

12. Kế toán kho nhận phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán.

13. Hành chính nhận CCDC, lập biên bản giao nhận các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.

14. Sau khi bàn giao xong CCDC, Kế toán trưởng, Giám đốc, người giao, người nhận sẽ ký vào biên bản giao nhận CCDC.

15. Kế toán CCDC nhận lại biên bản giao nhận CCDC để ghi sổ CCDC.

16. Trường hợp CCDC xuất ra được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh thì cuối mỗi tháng kế toán tiến hành phân bổ giá trị CCDC vào chi phí.

• Vào phân hệ Công cụ dụng cụ\Quy trình, chọn Ghi tăng CCDC.

• Khai báo các thông tin về CCDC được ghi tăng.
• Khai báo đơn vị sử dụng CCDC và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị.

• Thiết lập thông tin phân bổ CCDC như: đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí => Chương trình đã tự động thiết lập sẵn dựa vào thông tin đã khai báo tại tab Đơn vị sử dụng, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi lại theo đúng với thực tế tại đơn vị.

• Nhấn Ghi tăng.

Lưu ý:

• Trường hợp muốn khai báo các bộ phận cấu thành nên CCDC, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Mô tả chi tiết.

• Trường hợp muốn chọn các chứng từ liên quan đến việc ghi tăng CCDC, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Nguồn gốc hình thành.

Lưu ý: Chương trình chỉ lấy lên các chứng từ có số tiền > 0

• Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, tab Quy trình chọn Ghi tăng CCDC hàng loạt.

• Nhấn Lấy CCDC từ chứng từ xuất kho/mua hàng, hiển thị giao diện Chọn chứng từ xuất kho/mua hàng. Nhấn Chọn chứng từ.
  
• Tại mục Loại: chọn Xuất kho khác.
• Chọn khoảng thời gian tìm kiếm chứng từ xuất kho CCDC.
• Nhấn Lấy dữ liệu. Trên giao diện sẽ hiển thị các chứng từ xuất kho thỏa mãn điều kiện đã thiết lập và có thành tiền > 0
  
• Tích chọn các CCDC muốn ghi tăng, nhấn Chọn. Chương trình sẽ tự động lấy thông tin các CCDC đã khai báo trên chứng từ xuất kho được chọn vào chứng từ ghi tăng CCDC hàng loạt.

• Kiểm tra và khai báo bổ sung, điều chỉnh các thông tin CCDC (nếu cần).
• Khai báo đơn vị sử dụng CCDC và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị.

Lưu ý: Với CCDC có Số kỳ phân bổ là 1 thì chương trình sẽ không lấy lên các CCDC này khi thực hiện phân bổ CCDC.

• Thiết lập thông tin phân bổ CCDC như: đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí => Chương trình đã tự động thiết lập sẵn dựa vào thông tin đã khai báo tại tab Đơn vị sử dụng, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi lại theo đúng với thực tế tại đơn vị.

• Nhấn Ghi tăng.

• Định kỳ, Kế toán sẽ căn cứ vào số kỳ phân bổ đã thiết lập khi ghi tăng CCDC, để thực hiện phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí của đơn vị.
• Với dữ liệu kế toán áp dụng phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cuối kỳ, việc tính giá thường được thực hiện vào cuối kỳ, vì vậy tại thời điểm xuất kho CCDC đưa vào sử dụng thì trên chứng từ chưa có giá xuất. Để ghi tăng CCDC, kế toán thực hiện theo các bước sau:
  • Lập chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ, khai báo tạm giá trị CCDC và chưa chọn chứng từ nguồn gốc hình thành.
  • Cuối kỳ, trước khi phân bổ công cụ dụng cụ, để giá trị phân bổ được chính xác kế toán thực hiện như sau:
    • Thực hiện tính giá xuất kho
    • Cập nhật lại giá trị chính xác của CCDC sau khi tính giá và chọn chứng từ nguồn gốc hình thành là phiếu xuất kho đã được cập nhật giá xuất.