4. Các bước thực hiện
Nghiệp vụ “Trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Chi tiền\Trả tiền theo hóa đơn. (Hoặc Chọn chức năng Thêm\Trả tiền theo hóa đơn trong tab Chi tiền)
Bước 2: Chọn loại tiền thanh toán.
Bước 3: Chọn loại hạch toán: Hạch toán gộp cùng 1 phiếu hoặc Hạch toán tách riêng phiếu
Bước 4: Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.
Bước 5: Nhấn Lấy dữ liệu.
Bước 6: Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.
Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Nhập số trả.
Bước 7: Nhấn Trả tiền
Bước 8: Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp.
Bước 9: Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.
Bước 10: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.
Lưu ý:
- Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng.
- Nếu trả tiền cho nhà cung cấp bằng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
- Sau khi thực hiện trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm sẽ tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.
