Tự động hạch toán hóa đơn đầu ra

Trên phân hệ Quản lý hóa đơn, tab Hóa đơn đầu ra, chọn thẻ Tự động xử lý hóa đơn

• Tại mục Tự động hạch toán, ngay khi người dùng nhấn bật chức năng Tự động hạch toán, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại Thiết lập hạch toán tự động với MISA AVA và ngầm định chọn ngày bắt đầu áp dụng cho hóa đơn là ngày hiện tại.

• Tại hộp thoại Thiết lập hạch toán tự động với MISA AVA, người dùng có thể thực hiện các thao tác sau:
  • Sửa lại ngày bắt đầu áp dụng cho hóa đơn tùy theo nhu cầu.
    LƯU Ý: MISA AVA sẽ chỉ xử lý các hóa đơn có ngày từ mốc này trở đi và hóa đơn được đẩy vào phần mềm sau khi bật tính năng hạch toán tự động
  • Chương trình mặc định chọn phương thức xác nhận trước khi lưu: MISA AVA sẽ đọc toàn bộ hóa đơn và đề xuất danh mục và chứng từ, người dùng cần xác nhận kết quả trước khi lưu vào hệ thống.

Sau khi đã thiết lập ngày áp dụng tự động hạch toán, phần mềm sẽ tự động đọc toàn bộ các thông tin trên các hóa đơn có ngày từ mốc này trở đi để xác định những hóa đơn có chứa VTHH, KH chưa có trên danh mục và các hóa đơn đã sẵn sàng để lập chứng từ. Sau đó phân loại trên 3 thẻ:

• Đang xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn đang được AVA đọc, đối chiếu danh mục và lập chứng từ.
• Đã xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn đã được xử lý bao gồm: Hóa đơn thiếu mã VTHH/KH và hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ.
• Có lỗi khi xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn không có mã VTHH/KH, đồng thời không có tên hàng, tên nhà cung cấp.

• Với những hóa đơn chương trình đã xử lý, người dùng cần xác nhận trước khi lưu kết quả vào hệ thống:

2.2.1. Đối với hóa đơn thiếu mã VTHH

• • Người dùng cần thực hiện thêm mã VTHH cho hóa đơn bằng cách nhấn vào nút Xác nhận.

• • Phần mềm tải lên danh sách các VTHH mới chưa có trong danh mục và bổ sung sẵn các thông tin khai báo cần thiết.
  • Chương trình sẽ phân loại tính chất hàng hóa dựa trên công nghệ Trí tuệ nhân tạo AI, Big Data và Chat GPT. Do đó người dùng vui lòng kiểm tra lại thông tin và điều chỉnh nếu cần.

• • Tại cột Hình thức xử lý: Chương trình ngầm định sẵn hình thức Tạo mã mới, người dùng có thể lựa chọn một trong 2 hình thức sau:
    – Chọn Tạo mã mới: khi mặt hàng này chưa có trên danh mục.
    – Chọn mã có sẵn: nếu người dùng muốn theo dõi chung một mã cho các mặt hàng có tên khác nhau nhưng có tính tương đồng.

• TH1: Xác nhận một VTHH:

  – Nhấn Xác nhận tại từng dòng VTHH để thêm từng VTHH mới vào danh mục:

• • TH2: Xác nhận hàng loạt VTHH:

    – Chọn tất cả hàng hóa hoặc tích chọn những hàng hóa cần thêm vào danh mục
    – Nhấn trỏ xuống tại nút chức năng Thực hiện hàng loạt
    – Chọn Xác nhận để thêm hàng loạt VTHH vào danh mục

• • Khi chọn một/một số VTHH thêm vào danh mục thì phần mềm hiển thị cảnh báo.
  • Nhấn Có để thêm một/hàng loạt VTHH vào danh mục.

• • Trường hợp không có nhu cầu thêm VTHH vào danh mục ( ví dụ: lập phiếu chi,…), người dùng có thể thực hiện xóa hàng loạt VTHH như sau:

2.2.2. Đối với hóa đơn chưa có mã khách hàng

• Tương tự trường hợp chưa có mã vật tư hàng hóa, khi nhấn xác nhận khách hàng mới, chương trình sẽ tải lên danh sách các Khách hàng chưa có trong danh mục và tự động ngầm định hình thức xử lý là Tạo mã mới. Với hình thức này, chương trình sẽ tự động lấy toàn bộ thông tin của khách hàng để thêm mới vào danh mục  và ngầm định lấy thông tin mã số thuế là mã khách hàng mới.

• • Nếu muốn đặt mã khách hàng khác với mã số thuế theo nhu cầu của đơn vị thì người dùng nhấn vào biểu tượng chữ (i) để thay đổi thiết lập trên Tùy chọn chung:

• • Khi chọn không “Theo dõi mã Khách hàng/Nhà cung cấp theo mã số thuế” trên tùy chọn chung, chương trình sẽ hiển thị nút chức năng Đánh lại mã KH trên giao diện Xác nhận khách hàng. Chọn Đánh lại mã KH nếu muốn chương trình tự động tạo mã KH mới, hoặc người dùng có thể nhập mã KH theo nhu cầu riêng của đơn vị:

• Trường hợp không muốn tạo mã khách hàng mới mà muốn theo dõi chung vào một mã khách hàng đã có sẵn trên danh mục (Ví dụ các khách hàng mua lẻ sẽ theo dõi chung vào mã KHACH_LE ), người dùng nhấn trỏ xuống để chọn hình thức Chọn mã có sẵn.

• • Sau đó, trên cột Mã khách hàng trên danh mục, người dùng lựa chọn mã khách hàng muốn thêm vào.

• • Nhấn Xác nhận để hoàn thành

2.2.3. Đối với hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ:

Những hóa đơn sau khi đã xác nhận thêm các VTHH, Khách hàng còn thiếu vào danh mục thì sẽ được phần mềm nhận diện là hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ.

• Các hóa đơn đã xác định được đầy đủ mã VTHH và mã Khách hàng, chương trình sẽ tự động phân loại thành 4 nhóm:
  – Chứng từ bán hàng
  – Chứng từ bán dịch vụ
  – Hóa đơn bị hủy, thay thế, xóa bỏ, không đủ điều kiện cấp mã, từ chối cấp mã.
  – Hóa đơn điều chỉnh

• • Để hạch toán các hóa đơn đã đủ thông tin hạch toán, chọn Xác nhận và thực hiện thiết lập các quy tắc hạch toán hóa đơn đầu ra.

• • Chương trình sẽ tải lên danh sách các chứng từ bán hàng/ bán dịch vụ ngầm định sẵn các thông tin hạch toán:

• • Kiểm tra lại thông tin hoặc sửa đổi nếu cần.
  • Chọn Cất tất cả chứng từ/ Cất chứng từ đang mở.
• Lưu ý: Khi xác nhận lập chứng từ bán hàng hóa/dịch vụ mà có hóa đơn thuộc loại “Hóa đơn thay thế” nhưng chưa được lập “Hóa đơn bị thay thế” thì chương trình hiển thị hộp thoại cảnh báo.
  – Chọn Có, chương trình bỏ qua hóa đơn này và tiếp tục thực hiện các thao tác như hướng dẫn trên cho các hóa đơn khác.
  – Chọn Không, người dùng thực hiện lập chứng từ cho hóa đơn bị thay thế. Sau đó người dùng hiện các bước như trên, kiểm tra thông tin hạch toán mà phần mềm tự động tải lên và Cất chứng từ đang mở.