Thiết lập tự động gửi email nhắc nợ tới khách hàng

Tính năng đang phát triển

1. Mục đích:

Chương trình sẽ thực hiện nhắc nhở người dùng về những hóa đơn đã quá hạn thanh toán và tự động gửi email thông báo với khách hàng có phát sinh nợ quá hạn hoặc có hóa đơn sắp đáo hạn về chi tiết khoản nợ để đốc thúc khách hàng trả nợ.

2. Cách thực hiện:

Lưu ý: Chỉ những khách hàng sử dụng gói Premium, Ultimate mới có thể sử dụng tính năng này.

• Vào chức năng Thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung, tại mục Khác, chọn Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn.

• Khi đó, tại phân hệ Bán hàng, trên danh sách chứng từ bán hàng sẽ hiển thị chức năng Nhắc nợ tự động:
• Nhấn Nhắc nợ tự động, chương trình hiển thị giao diện Thiết lập nhắc nợ tự động tới khách hàng.
  • Nếu người dùng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử meInvoice thì trên giao diện Thiết lập nhắc nợ tự động sẽ hiển thị tùy chọn Đính kèm hóa đơn PDF trên email.

• • Nếu người dùng không sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử meInvoice thì giao diện Thiết lập nhắc nợ tự động sẽ hiển thị như sau:

• Khi đó, người dùng lần lượt thực hiện thiết lập nhắc nợ tự động tới khách hàng theo từng tiêu chí:
  • Tích chọn Gửi email cho khách hàng khi hóa đơn đến hạn:
    • Chương trình sẽ tự động lấy lên các email người gửi trên thiết lập email của người dùng.
    • Các mốc thời gian gửi email được chương trình đưa ra sẵn là: 7 ngày, 14 ngày và 21 ngày. Người dùng có thể thực hiện sửa các mốc thời gian này bằng cách nhấn vào nút Sửa:

• • • Nhấn Thêm nhắc nhở để thiết lập thêm mốc thời gian thực hiện nhắc nợ:

• • Nếu người dùng có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử meInvoice thì giao diện Thiết lập nhắc nợ tự động sẽ hiển thị chức năng Đính kèm hóa đơn PDF trên email. Người dùng có thể lựa chọn đính kèm hóa đơn PDF hoặc không đính kèm tùy thuộc vào mong muốn và nhu cầu sử dụng.
  • Tích chọn Không nhắc nợ cho số tiền nợ trên hóa đơn dưới và điền số tiền:

• • Trường hợp người dùng không có nhu cầu nhắc nợ cho một số khách hàng trong danh sách thì tích chọn Không nhắc nợ cho những khách hàng sau. Khi đó chương trình sẽ hiển thị giao diện:
    • Tích chọn những khách hàng không có nhu cầu nhắc nợ:
    • Nhấn Đồng ý.

• • • Nhấn Cất để lưu lại thông tin vừa thiết lập.

• • Trên danh sách chứng từ bán hàng:
    • Bổ sung chức năng Bật nhắc nhở tự động/Tắt nhắc nhở tự động và chỉ hiển thị nếu người dùng thực hiện bật gửi email cho khách hàng khi hóa đơn đến hạn:

• • • Bổ sung cột Nhắc nhở tự động trên danh sách và ngầm định hiển thị cột này:

• • Trên danh mục khách hàng:
    • Bổ sung chức năng Bật nhắc nhở tự động/Tắt nhắc nhở tự động và chỉ hiển thị nếu người dùng thực hiện bật gửi email cho khách hàng khi hóa đơn đến hạn:

• • • Bổ sung cột Nhắc nhở tự động trên danh sách và ngầm định hiển thị cột này: