Xử lý hóa đơn từ chối cấp mã, hóa đơn không hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Bài viết hướng dẫn xử lý hóa đơn không hợp lệ hoặc bị từ chối cấp mã theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), giúp đảm bảo số liệu kế toán lên bảng kê chính xác.

Nội dung:

• Hướng dẫn thao tác xử lý hóa đơn không hợp lệ trên phần mềm
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn không hợp lệ
• Lưu ý khi lập và phát hành hóa đơn mới sau xử lý

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, nhân viên quản lý hóa đơn

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Hóa đơn đầu ra, tại phần thông tin kết nối nhấn mũi tên ⏷chọn Quy trình. Sau đó chọn chức năng Xử lý hóa đơn không hợp lệ

Bước 2: Tại giao diện xử lý hóa đơn không hợp lệ, nhấn Thêm

Bước 3: Thiết lập điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn không hợp lệ:

• Nhấn vào biểu tượng kính lúp.
• Tại giao diện chọn hóa đơn, khai báo tham số khoảng thời gian, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Chương trình hiển thị các hóa đơn không hợp lệ cần xử lý thỏa mãn điều kiện khoảng thời gian vừa thiết lập.
• Chọn hóa đơn cần xử lý, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 4: Có thể chọn nhanh hóa đơn cần xử lý bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên, sau đó chọn hóa đơn cần xử lý:

Bước 5: Chương trình sẽ tự động hiển thị giao diện xử lý cho hóa đơn không hợp lệ vừa được chọn. Kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, nhập Lý do xử lý hóa đơn và có thể sửa lại Ngày xử lý hóa đơn (nếu cần). Nhấn Cất để lưu lại thông tin.

Bước 6: Trên giao diện danh sách hóa đơn, hóa đơn vừa được xử lý sẽ được cập nhật trạng thái là Đã xử lý để dễ dàng theo dõi, tránh nhầm lẫn.

Sau khi xử lý hóa đơn không hợp lệ, có thể thực hiện lập và phát hành hóa đơn mới

• Trường hợp hóa đơn độc lập: Cần lập hóa đơn mới và phát hành.
• Trường hợp lập hóa đơn kèm chứng từ bán hàng: Vào chứng từ bán hàng và thực hiện các bước phát hành hóa đơn như bình thường.

Ngoài ra, nếu Anh/Chị xử lý xong hóa đơn không hợp lệ và không phát hành lại thì sẽ không bị ảnh hưởng đến doanh thu. Anh/Chị vào phân hệ Bán hàng thực hiện bỏ ghi và xóa chứng từ để đảm bảo doanh thu đúng với thực tế phát sinh.