Khi ghi sổ chương trình cảnh báo chứng từ hạch toán thiếu thông tin (Khách hàng, Tài khoản ngân hàng, Hợp đồng…) thì phải làm thế nào?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý các cảnh báo xuất hiện khi chứng từ hạch toán thiếu thông tin trong quá trình ghi sổ trên phần mềm kế toán.

Nội dung bao gồm mô tả biểu hiện cảnh báo, các phương án xử lý như bổ sung thông tin bắt buộc hoặc điều chỉnh thiết lập tài khoản, cùng những lưu ý về vị trí các trường dữ liệu trên chứng từ.

Phạm vi áp dụng đối với kế toán viên, nhân viên nhập liệu và quản trị viên thực hiện kiểm tra, nhập liệu và quản lý chứng từ trên phần mềm kế toán.

Biểu hiện: Khi ghi sổ chứng từ, chương trình cảnh báo chứng từ hạch toán thiếu thông tin như (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Tài khoản ngân hàng…)

2. Cách xử lý

Cách 1: Khai báo bổ sung thông tin còn thiếu

Trường hợp 1: Không nhìn thấy thông tin trên chứng từ
Trường hợp không tìm thấy thông tin còn thiếu trên chứng từ, thực hiện sửa mẫu để hiển thị thông tin như sau:

Bước 1. Nhấn vào biểu tượng hình ⚙ để Sửa mẫu hiển thị trên chương trình.

Bước 2. Chọn tab chứa thông tin còn thiếu.
Bước 3. Tích chọn để hiển thị các cột dữ liệu tương ứng lên chứng từ.

Bước 4. Nhấn Cất.

Trường hợp 2: Thông tin hiển thị ngay trên chứng từ
Các thông tin còn thiếu thường có vị trí như sau:
Bước 1. Các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Tài khoản ngân hàng thường được đặt trong mục Thông tin chung.

Lưu ý:

Trên một số chứng từ như (Phiếu thu, Chứng từ nghiệp vụ khác…), ô Đối tượng được dùng để khai báo các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên.

Trên một số chứng từ như (Phiếu thu, Phiếu chi, Chứng từ nghiệp vụ khác…) Thông tin Tài khoản ngân hàng được đặt trong tab Hạch toán.

Cách 2: Không lựa chọn theo dõi tài khoản chi tiết theo Đối tượng, Công trình, Đơn đặt hàng...

Một số tài khoản được thiết lập theo dõi chi tiết theo một thông tin bất kỳ như (Khách hàng, Nhà cung cấp, Công trình, Đơn đặt hàng…), mỗi khi hạch toán tài khoản này trên chứng từ, chương trình sẽ yêu cầu phải chọn thông tin chi tiết tương ứng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Công trình, Đơn đặt hàng…) thì mới có thể Cất được chứng từ.
Trường hợp không có nhu cầu theo dõi tài khoản chi tiết theo một thông tin nào đó thì thực hiện như sau:

Bước 1. Vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản.
Bước 2. Chọn tài khoản muốn thiết lập.
Bước 3. Tại mục Theo dõi chi tiết theo, không tích chọn thông tin không muốn theo dõi.
Bước 4. Nhấn Cất ⇒ Khi hạch toán tài khoản này chương trình sẽ không yêu cầu phải chọn thông tin chi tiết vừa thiết lập nữa.