Hướng dẫn hạch toán và kê khai hóa đơn thay thế đầu vào khi đã lập tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh hóa đơn gốc

2.2.1. Cách hạch toán

Anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Giữ nguyên Hóa đơn đầu vào (gốc).

Bước 2: Hạch toán hóa đơn thay thế

– Hạch toán hóa đơn

• Thêm Chứng từ nghiệp vụ khác, tích chọn Hạch toán cộng gộp nhiều hóa đơn.
• Tại Tab Hạch toán: hạch toán Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331, Số tiền =0

• Tab Kê khai hoá đơn:
  • Loại thuế Tăng thuế đầu vào
  • Điền đầy đủ đúng giá trị hóa đơn thay thế (Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)

– Hạch toán phần chênh lệch của số lượng, đơn giá, thành tiền

• Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán giảm Giá trị tồn kho

Thêm chứng từ Trả lại hàng mua không điền các thông tin % thuế GTGT, tiền thuế GTGT, TK Thuế GTGT (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc:

• Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán giảm Giá vốn hàng bán
  • Thêm Chứng từ nghiệp vụ khác

•  Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế: Không tích Có hóa đơn (do đã ghi nhận ở Hạch toán chênh lệch tiền thuế GTGT)

Bước 3: Vào phân hệ Thuế, tab Khai thuế, chọn Khai bổ sung\Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT)

• Tại tab bảng kê BKMV_01-2/GTGT bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào nhấn Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ và tích chọn Hóa đơn thay thế lên bảng kê

• Do hóa đơn gốc ở Bước 1 vẫn được giữ nguyên giá trị nên khi lên bảng kê, hóa đơn gốc vẫn hiển thị nguyên giá trị ban đầu. Vì vậy, tại dòng hóa đơn đã bị thay thế, sửa Giá trị HHDV mua vào chưa có thuế = 0 và Thuế GTGT =0

Bước 4: Sau khi Lưu tờ khai nhấn Hạch toán điều chỉnh. Chương trình sẽ sinh ra chứng từ Điều chỉnh thuế GTGT

Số tiền trên chứng từ điều chỉnh là số tiền thuế GTGT chênh lệch giữa Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế

2.2.2 Cách kê khai

– Kỳ kê khai gốc phát sinh số thuế phải nộp: Lập tờ khai bổ sung cho kỳ gốc và nộp thêm tiền thuế phát sinh + tiền chậm nộp

Ví dụ: Hóa đơn thay thế làm phát sinh số thuế GTGT phải nộp thêm

• Tháng 7/2026, công ty đã kê khai thuế GTGT với tổng số thuế GTGT đầu vào là 40.000.000 đồng, tổng số thuế GTGT đầu ra là 50.000.000 đồng, sau khi kê khai công ty phát sinh 10.000.000 đồng Thuế giá trị gia tăng còn phải nộp trong kỳ tại chỉ tiêu [40].

• Ngày 08/08/2026, công ty nhận hóa đơn thay thế số 00000031 cho hóa đơn số 00000012 làm giảm 1.000.000 đồng tiền thuế GTGT đầu vào.
• Nếu kê khai hóa đơn thay thế lên tờ khai bổ sung của tháng 7/2026, số thuế GTGT còn phải nộp tăng từ 10.000.000 đồng lên 11.000.000 đồng.

Cách kê khai:

• Lập Tờ khai bổ sung tháng 7/2026.
• Kê khai hóa đơn thay thế trên tờ khai bổ sung tháng 7/2026.

• Thực hiện nộp thêm 1.000.000 đồng tiền thuế GTGT phát sinh và tiền chậm nộp (nếu có) theo quy định.

– Kỳ kê khai gốc phát sinh số thuế GTGT khấu trừ sau khi kê khai bổ sung phát sinh số thuế phải nộp: Lập tờ khai bổ sung và nộp thêm tiền thuế phát sinh + tiền chậm nộp + điều chỉnh vào chỉ tiêu số 37 của kỳ hiện tại

Ví dụ:

• Tháng 7/2026, công ty đã kê khai thuế GTGT với tổng số thuế GTGT đầu vào là 52.000.000 đồng, tổng số thuế GTGT đầu ra là 50.000.000 đồng, sau khi kê khai  công ty phát sinh 2.000.000 đồng thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau tại chỉ tiêu [43].

• Ngày 08/08/2026, công ty nhận hóa đơn thay thế số 00000031 cho hóa đơn số 00000012 làm giảm 3.000.000 đồng tiền thuế GTGT đầu vào.
• Nếu kê khai hóa đơn thay thế lên tờ khai bổ sung của tháng 7/2026, phát sinh số thuế GTGT còn phải nộp 1.000.000 đồng.

Cách kê khai:

• Lập Tờ khai bổ sung tháng 7/2026.
• Kê khai hóa đơn thay thế trên tờ khai bổ sung tháng 7/2026.
• Thực hiện nộp thêm 1.000.000 đồng tiền thuế GTGT phát sinh và tiền chậm nộp (nếu có) theo quy định.
• Kê khai số tiền thuế GTGT đầu vào giảm 2.000.000 đồng vào chỉ tiêu [37] trên tờ khai thuế GTGT tháng 8/2026.