2. Hướng dẫn trên phần mềm
Trên cửa sổ Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào.
Tại mục Tùy chọn cách lấy mã hàng, chương trình hiển thị 2 lựa chọn cho phép người dùng tích chọn 1 trong 2 lựa chọn sau:
- Hệ thống tự động ghép mã: Chương trình sẽ đối chiếu theo tên hàng trên hóa đơn và tên hàng trên danh mục, và tự động ghép mã trên danh mục lên chứng từ.
- Hạch toán chung vào một mã hàng: Người dùng điền Mã hàng vào ô tương ứng, chương trình sẽ tự động ghép tất cả các mã VTHH chưa có trong danh mục vào mã hàng này mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước xác nhận nào, ngoại trừ các mã VTHH của nhà cung cấp chọn áp dụng Lấy theo mã hàng trên hóa đơn.
- Ngoài ra, dù đã lựa chọn 1 trong 2 cách lấy mã hàng ở trên, người dùng cũng có thể thiết lập Lấy mã hàng theo hóa đơn cho một số nhà cung cấp khi người dùng hạch toán các hóa đơn cho những mặt hàng mà không có nhu cầu tạo mã hàng mới để quản lý. Cụ thể, thay vì phải thêm một mã mới vào danh mục, người dùng chỉ cần lấy trực tiếp mã hàng sẵn có trên hóa đơn của nhà cung cấp để đưa vào chứng từ, giúp xử lý chứng từ nhanh chóng và tránh tạo ra nhiều mã hàng không cần theo dõi trên danh mục. Người dùng thực hiện như sau:
– Tích chọn tại dòng: Lấy mã hàng theo hóa đơn cho một số nhà cung cấp
– Tại trường thông tin “Áp dụng cho nhà cung cấp“, người dùng nhấn vào mũi tên trỏ xuống để chọn các nhà cung cấp trên danh mục hoặc nhấn vào biểu tượng “+” để thêm mới nhà cung cấp.
– Sau này, khi lập chứng từ từ hóa đơn của các nhà cung cấp đã chọn, mã hàng trên chứng từ sẽ tự động lấy theo mã hàng trên hóa đơn.
