Thiết lập thông tin chung của chứng từ

Mục lục

1. Nội dung

Chương trình cho phép người dùng lựa chọn các tùy chọn đối với Hình thức thanh toán, Mã khách hàng và Lập kiêm phiếu xuất hay không đối với hóa đơn đầu ra trên phân hệ Quản lý hóa đơn để đáp ứng nhu cầu hạch toán thực tế của đơn vị.

2. Hướng dẫn trên phần mềm

Trên bảng Thiết lập Quy tắc hạch toán, tại phần thiết lập Quy tắc lấy thông tin lên chứng từ, người dùng tìm đến mục Thông tin chung của chứng từ để lựa chọn quy tắc hạch toán cho Hình thức thanh toán, Mã khách hàng, Lập kiêm phiếu xuất:

Hình thức thanh toán

Người dùng có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau:

Dựa theo hình thức thanh toán của từng hóa đơn:
- Chương trình tự động lấy đúng hình thức thanh toán đã có trên từng hóa đơn lên chứng từ.

Chung một hình thức thanh toán:
- Nên chọn hình thức thanh toán này khi muốn đồng nhất hình thức thanh toán để gộp sổ, dễ tổng hợp báo cáo.
- Người dùng chọn 1 trong 3 phương thức thanh toán: Tiền mặt / Chuyển khoản / Chưa thu tiền. Chương trình sẽ áp dụng duy nhất hình thức này cho tất cả chứng từ.

Ngoài ra, để đáp ứng linh hoạt nhu cầu thực tế tại các đơn vị, chương trình cho phép người dùng tùy chọn thiết lập hình thức thanh toán là “Chưa thu tiền” cho một hoặc một số khách hàng nhất định:
- Khi tích chọn tại dòng “Riêng với các khách hàng sau thì luôn luôn là hình thức chưa thu tiền” thì chương trình bật ô thông tin ở bên cạnh cho phép người dùng khai báo những khách hàng áp dụng thiết lập này.
- Nếu người dùng bỏ trống (không chọn khách hàng nào) thì chương trình sẽ áp dụng hình thức “Chưa thu tiền” cho toàn bộ khách hàng, dù người dùng đã chọn tùy chọn 1 trong 2 hình thức thanh toán ở trên.

Mã khách hàng

Dựa theo khách hàng của từng hóa đơn: Khi người dùng chọn cách lấy mã hàng này, chương trình sẽ lấy mã khách hàng lên chứng từ tương ứng với thông tin mã khách hàng trên từng hóa đơn. Đồng thời cũng cho phép người dùng thiết lập Mã khách hàng cho toàn bộ hóa đơn bán lẻ (hóa đơn bỏ trống Mã số thuế người mua).

- Để thiết lập mã khách hàng cho toàn bộ hóa đơn bán lẻ, người dùng tích chọn tại ô “Riêng hóa đơn trống MST người mua thì ghi nhận cho khách hàng” và nhấn trỏ xuống để chọn mã khách hàng tại trường thông tin bên cạnh

- Người dùng cũng có thể nhấn vào biểu tượng “+” để thêm mới khách hàng vào danh mục ngay tại đây:

Hạch toán chung vào một mã khách hàng:
- Nếu chọn cách lấy mã hàng này người dùng cần chọn mã khách hàng duy nhất để gộp dữ liệu.
- Khi ghi sổ, toàn bộ chứng từ sẽ được hạch toán vào mã khách hàng đó.

Lập kiêm phiếu xuất

Có kiêm phiếu xuất: Khi lập chứng từ bán hàng trên phân hệ Quản lý hóa đơn, chương trình sẽ tự động lập kèm phiếu xuất.
Không kiêm phiếu xuất: Chương trình sẽ không lập phiếu xuất kèm với chứng từ được lập
Ngoài ra người dùng còn có thể chọn áp dụng thiết lập với riêng từng nhân viên kinh doanh để thuận tiện theo dõi.