Thiết lập hình thức sinh chứng từ

Mục đích: Thiết lập này giúp quyết định cách hệ thống tự động điền thông tin hóa đơn lên chứng từ khi hạch toán, đảm bảo việc ghi nhận kế toán phù hợp với nhu cầu kiểm soát chi tiết từng hóa đơn hoặc gộp theo tổng hợp.

Nội dung:
– Hướng dẫn lựa chọn hình thức sinh chứng từ từ hóa đơn đầu ra.
– Trình bày chi tiết hai phương án: mỗi hóa đơn một chứng từ hoặc cộng gộp nhiều hóa đơn vào một chứng từ.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Quản trị hệ thống, Người thiết lập quy tắc hạch toán

Tại form Thiết lập quy tắc hạch toán, mục Quy tắc lấy thông tin lên chứng từ, có thể lựa chọn một trong hai hình thức sinh chứng từ sau:

• Mỗi hóa đơn tương ứng với một chứng từ:

• • Nên chọn hình thức này trong trường hợp cần quản lý chi tiết từng hóa đơn, dễ dàng truy xuất, kiểm soát và đối chiếu từng hóa đơn.
  • Khi chọn hình thức này, hệ thống sẽ tạo riêng một chứng từ cho từng hóa đơn đầu ra.

• Cộng gộp nhiều hóa đơn vào một chứng từ:

• • Lựa chọn khi cần giảm số lượng chứng từ, thuận tiện cho tổng hợp và quản lý khi nhiều hóa đơn cùng khách hàng, hàng hóa hoặc phương thức thanh toán.
  • Hệ thống sẽ gộp nhiều hóa đơn lại thành một chứng từ duy nhất nếu đáp ứng các tiêu chí giống nhau như: Mẫu số ký hiệu, ngày hóa đơn, phương thức thanh toán, khách hàng, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá, hàng khuyến mại, mã chiết khấu, thuế suất, số lượng, hạn sử dụng, loại chứng từ.
  • Cuối mỗi ngày chương trình sẽ thực hiện cộng gộp các hóa đơn lấy từ nguồn meInvoice và chỉ cộng gộp các hóa đơn cùng: Mẫu số ký hiệu, ngày hóa đơn, hình thức thanh toán, khách hàng, mã hàng, đơn vị tính, đơn giá, hàng khuyến mại, % chiết khấu, thuế suất, số lô, hạn sử dụng vào một loại chứng từ bạn đã chọn, đồng thời sinh riêng các hóa đơn độc lập
  • Khi chọn gộp, cần chọn loại chứng từ cho chứng từ tổng hợp.