Bổ sung chức năng nhập khẩu sao kê từ excel

1. Nội dung

Chương trình cho phép KTDV nhập khẩu trực tiếp các giao dịch thu, chi tiền gửi ngân hàng, chuyển tiền nội bộ trực tiếp từ file excel để tiết kiệm thời gian nhập liệu.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản RC12: 
  • Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc cuối năm, doanh nghiệp sẽ chuyển các chứng từ, tài liệu cho KTDV để hạch toán. Đối với các giao dịch ngân hàng, doanh nghiệp sẽ in bản cứng chuyển cho KTDV hoặc cung cấp cho KTDV tài khoản Internet Banking để KTDV có thể chủ động vào xuất khẩu sao kê ngân hàng phục vụ cho việc hạch toán.
  • Với trường hợp hạch toán bằng sao kê excel, do phần mềm đang tách riêng nhập khẩu chứng từ thu tiền gửi và chứng từ chi tiền gửi thành 2 tính năng riêng, do đó KTDV sẽ phải lọc và tách các giao dịch thu chi tương ứng trên sổ phụ, sau đó thực hiện qua các bước nhập khẩu tách biệt.
  • Quy trình thực hiện nhiều bước như vậy gây mất nhiều thời gian của kế toán dịch vụ, làm giảm hiệu suất công việc.
  • Ngoài ra, tại bước kiểm tra dữ liệu trước khi nhập khẩu, nếu có sai sót thì người dùng sẽ không thể sửa trực tiếp luôn trên phần mềm mà sẽ phải sửa trên file excel và thực hiện nhập khẩu lại.
• Từ phiên bản RC12 trở đi:
  • Chương trình bổ sung chức năng Nhập khẩu sao kê từ excel, cho phép KTDV thực hiện nhập khẩu trực tiếp các sao kê tài khoản ngân hàng vào phần mềm mà không cần tách riêng các giao dịch thu/chi riêng lẻ để tiết kiệm thời gian, hạn chế thao tác trên chương trình.
  • Cho phép KTDV sửa trực tiếp tại bước kiểm tra nếu có sai sót mà không phải nhập khẩu lại từ đầu.

Cách thực hiện:

• Trên phân hệ Tiền gửi, tab Giao dịch chưa lập CT, chọn chức năng Nhập khẩu sao kê từ Excel:

• Chương trình hiển thị giao diện Nhập khẩu sao kê từ Excel:
  • Bước 1: Chọn Tệp nguồn:
    • Kéo thả tệp excel vào mục Chọn tệp excel. Nhấn Tải tệp mẫu để tải tệp mẫu về máy tính hoặc tải trực tiếp file sao kê của ngân hàng lên và chọn ghép với cột tương ứng trên phần mềm.
    • Nhấn Tiếp tục.

• • Bước 2: Ghép dữ liệu:
    • Chương trình sẽ tự động ghép các cột trên tệp dữ liệu với các cột trên phần mềm hoặc người dùng có thể tự thực hiện ghép cột nếu như tên cột trên file excel khác với tên cột trên phần mềm.
    • Nhấn Tiếp tục.

• • Bước 3: Kiểm tra và cập nhật:
    • Chương trình sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của các dòng thông tin trên file nhập khẩu và trả về kết quả.
    • Các dòng đầy đủ thông tin sẽ được tự động lập chứng từ hạch toán, các dòng thiếu thông tin có thể nhập khẩu tạm và lập chứng từ sau.
    • Tại tab Thiếu thông tin: Là nơi chứa các dòng thông tin nhập khẩu chưa đầy đủ thông tin: Ngày, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng, Tài khoản đối ứng. Người dùng có thể sửa trực tiếp các thông tin trên tab này mà không cần phải sửa trên file excel rồi nhập khẩu lại như trước đây.

• • • Nhấn Nhập dữ liệu, chương trình sẽ trả về kết quả.

• Các dòng đầy đủ thông tin sẽ được tự động lập chứng từ hạch toán, các dòng thiếu thông tin sẽ được nhập khẩu vào tab Giao dịch chưa lập CT để người dùng có thể bổ sung thông tin và lập chứng từ sau.