Cho phép đánh số chứng từ hàng loạt theo tháng hoặc theo năm

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn cách sử dụng chức năng đánh số chứng từ hàng loạt và tùy chọn đánh số chứng từ theo tháng hoặc theo năm trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện khi cần in lại chứng từ hoặc xử lý các trường hợp phát sinh sai sót.

Nội dung:

Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện đánh số chứng từ hàng loạt
Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ theo liên tục, theo tháng hoặc theo năm

Phạm vi áp dụng: Kế toán dịch vụ, người sử dụng chức năng đánh số chứng từ

2. Các bước thực hiện

2.1 Thực hiện đánh số chứng từ hàng loạt

Bước 1: Vào Tiện ích và thiết lập\Đánh lại số chứng từ:

Bước 2: Chương trình sẽ lấy lên toàn bộ các loại chứng từ lên danh sách. KTDV thực hiện thiết lập khoảng thời gian cần đánh số chứng từ:

Bước 3: Tại đây, KTDV có thể tích chọn hàng loạt các loại chứng từ cần đánh số:

Bước 4: Trường hợp cần đánh lại tất cả các loại chứng từ trên danh sách, KTDV tích chọn cột Loại chứng từ. Chương trình sẽ tự động tích chọn và thực hiện đánh số cho tất cả các loại chứng từ trên danh sách:

2.2 Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ

Bước 1: Trên giao diện Đánh lại số chứng từ, chương trình bổ sung cột Quy tắc tăng: Cho phép KTDV thiết lập quy tắc đánh số chứng từ Liên tục, Theo tháng hoặc Theo năm tùy thuộc vào nhu cầu và đặc thù của đơn vị:

Trường hợp chọn quy tắc tăng Liên tục: Chương trình giữ nguyên cách đánh số chứng từ như hiện tại.
Trường hợp chọn quy tắc tăng Theo tháng:
- Số chứng từ của tháng 6/2022 sẽ là PT0001-06/22; PT0002-06/22
- Số chứng từ của tháng 7/2022 sẽ là PT0001-07/22; PT0002-07/22
Trường hợp chọn quy tắc tăng Theo năm:
- Số chứng từ của năm 2022 sẽ là: PT0001/22; PT0002/22
- Số chứng từ của năm 2023 sẽ là: PT0001/23; PT0002/23