2. Các bước thực hiện
Nghiệp vụ Thay thế hóa đơn được thực hiện trên phần mềm theo các bước sau:
Bước 1: Lập Biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế
- Vào phân hệ Bán hàng \ tab Hoá đơn, nhấn trỏ xuống ⏷ tại nút chức năng Thêm và chọn Hóa đơn thay thế.
Phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu người dùng Lập Biên bản đồng thời Lập HĐ thay thế theo đúng quy định kế toán:
- Chọn Lập biên bản để thực hiện Lập biên bản thỏa thuận với người mua trên MISA meInvoice.
Bước 2 : Lập hóa đơn thay thế
- Vào phân hệ Bán hàng \ tab Hoá đơn, nhấn trỏ xuống ⏷ tại nút chức năng Thêm và chọn Hóa đơn thay thế.
- Chọn Lập HĐ thay thế. Chương trình hiển thị giao diện chọn hóa đơn cần thay thế.
Bước 3: Khai báo khoảng thời gian và nhấn Lấy dữ liệu. Hệ thống sẽ tải lên danh sách các hóa đơn thuộc khoảng thời gian đã khai báo, bao gồm hóa đơn lập kèm chứng từ bán hàng/bán dịch vụ/trả lại hàng mua hoặc hóa đơn độc lập được phát hành từ MISA ASP Kế toán hoặc MISA meInvoice.
- Lưu ý: Các hóa đơn trên danh sách này có trạng thái Đã cấp mã/Đã phát hành theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Người dùng chọn hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý.
– Trường hợp 1: Hóa đơn được chọn thay thế đã lập kèm chứng từ bán hàng
- Chương trình sẽ cảnh báo người dùng về việc thực hiện tách hóa đơn ra khỏi chứng từ lập kèm, để người dùng có thể lập hóa đơn thay thế và chỉnh sửa lại chứng từ đã lập kèm cho đúng.
- Nhấn Có, chương trình sẽ tải lên giao diện chứng từ lập kèm và cho phép người dùng thực hiện chỉnh sửa:
- Đồng thời, phần mềm cũng ngầm định tích chọn tại ô “Là hóa đơn thay thế” trên chứng từ và hiển thị các thông tin của hóa đơn bị thay thế để người dùng dễ dàng đối chiếu thông tin khi cần.
– Trường hợp 2: Hóa đơn được chọn thay thế là hóa đơn độc lập
- Hệ thống cảnh báo “Hóa đơn bị thay thế sẽ hết hiệu lực ngay khi bạn lập hóa đơn thay thế. Bạn có chắc chắn muốn lập hóa đơn thay thế không?”
- Nhấn Có, chương trình sẽ hiển thị giao diện hóa đơn thay thế, cho phép người dùng chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế, đồng thời phần mềm cũng ngầm định tích chọn tại ô “Là hóa đơn thay thế” trên chứng từ và hiển thị các thông tin của hóa đơn bị thay thế để người dùng dễ dàng đối chiếu thông tin khi cần.
- Sau khi chỉnh sửa xong, anh/chị thực hiện phát hành hóa đơn.
3. Lưu ý
Nếu không nhìn thấy chức năng lập hóa đơn thay thế trên tab Hóa đơn:
- Kiểm tra kết nối Meinvoice: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Hóa đơn bán ra xem đã kết nối Meinvoice chưa, nếu chưa thì kết nối lại
- Kiểm tra tiện ích và thiết lập: Vào tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung, tại mục Quản lý hóa đơn đảm bảo đã tích sang Có Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử meInvoice.vn
