Khai báo khách hàng

Bài viết hướng dẫn cách quản lý danh sách khách hàng trên phần mềm nhằm hỗ trợ việc phục vụ lập và hạch toán các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp.

Nội dung trình bày cách truy cập danh mục khách hàng, các bước khai báo thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng trong quá trình quản lý dữ liệu khách hàng.

Phạm vi áp dụng dành cho bộ phận Kế toán, Quản trị hệ thống và Nhân viên bán hàng tại các đơn vị đang sử dụng phần mềm.

Bước 1: Vào Tiện ích và thiết lập\Tất cả danh mục\Đối tượng\Khách hàng.

Bước 2: Nhấn Thêm.

Bước 3: Khai báo thông tin khách hàng:

• Khai báo các thông tin chi tiết về khách hàng.

• • Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
  • Tích chọn Là nhà cung cấp, nếu đối tượng khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khi đó, thông tin đối tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách khách hàng lẫn danh sách nhà cung cấp.
  • Nhập Mã số thuế của khách hàng, chương trình sẽ tự động lấy lên Tên khách hàng và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
  • Khai báo các thông tin chi tiết khác về khách hàng => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).

• Khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ khách hàng tại các tab: Liên hệ, Điều khoản thanh toán, Tài khoản ngân hàng, Địa chỉ khác, Ghi chú (nếu có):

Lưu ý: Nếu tại mục Liên hệ kế toán có thiết lập thông tin người nhận hóa đơn và email người nhận để khi gửi hóa đơn sẽ gửi theo thông tin này giúp cho việc gửi hóa đơn được gửi đến đúng người nhận.

Bước 4: Nhấn Cất.

Lưu ý:

• Nhấn Sửa nếu muốn thay đổi lại thông tin khách hàng đã khai báo.
• Với các khách hàng không có nhu cầu theo dõi nữa, sử dụng chức năng Ngừng sử dụng.