1. Nội dung
Khi lập chứng từ Mua hàng/mua dịch vụ không qua kho hoặc lập phiếu Xuất kho khác, có phát sinh nợ tài khoản 242 thì chương trình xuất hiện cảnh báo yêu cầu Ghi tăng CCDC hoặc Khai báo Chi phí trả trước và kế thừa toàn bộ thông tin từ chứng từ hạch toán lên chứng từ Ghi tăng CCDC/ Khai báo Chi phí trả trước.
2. Hướng dẫn trên phần mềm
Trên giao diện lập chứng từ Mua hàng/mua dịch vụ không qua kho, xuất kho khác có phát sinh một/ nhiều dòng chứng từ ghi nợ tài khoản 242 mà các dòng chứng từ này chưa được chọn vào nguồn gốc hình thành CCDC, Chi phí trả trước, điều chỉnh CCDC trước đó thì khi nhấn Cất, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo yêu cầu ghi tăng CCDC hoặc Khai báo Chi phí trả trước:
2.1. Kế thừa thông tin từ một dòng chứng từ
Trên giao diện cảnh báo, chọn Ghi tăng/ Khai báo CP trả trước.
TH1: Ghi tăng CCDC
- Chọn Ghi tăng, chương trình tải lên giao diện Ghi tăng công cụ dụng cụ và tự động lấy thông tin các dòng có phát sinh Nợ TK 242 từ chứng từ lên giao diện Ghi tăng CCDC.
- Người dùng kiểm tra và thay đổi thông tin nếu cần.
- Đồng thời hiển thị trên tab Nguồn gốc hình thành.
- Khai báo bổ sung các thông tin như Đơn vị sử dụng, Thiết lập phân bổ (Đối tượng và tỉ lệ phân bổ…), Mô tả chi tiết.
- Nhấn Ghi tăng để hoàn thành việc ghi tăng công cụ dụng cụ.
Lưu ý 1: Chương trình ngầm định :
– Khi ghi tăng CCDC: Số kỳ phân bổ là 1, người dùng có thể thay đổi. Nếu chọn TK chờ phân bổ là 242 thì số kỳ phân bổ tối thiểu là 2.
– Khi khai báo chi phí trả trước: Số kỳ phân bổ là 2 và cho thể thay đổi.
Lưu ý 2: Trường hợp muốn chọn lại khoản chi phí khác để ghi tăng công cụ dụng cụ/ Khai báo chi phí trả trước
-
- Người dùng nhấn Chọn chứng từ
- Trên giao diện Chọn chứng từ xuất kho/mua hàng, người dùng chọn loại chứng từ và kỳ báo cáo.
- Nhấn Lấy dữ liệu (1), chương trình sẽ tải lên danh sách chứng từ phát sinh trong kỳ (2).
- Chọn chứng từ và nhấn Đồng ý (3)
-
- Chương trình sẽ tải lại thông tin của chứng từ vừa chọn lên giao diện Ghi tăng công cụ dụng cụ/ Khai báo chi phí trả trước kèm theo các thông tin chứng từ. Người dùng thực hiện các bước tiếp theo như hướng dẫn ở trên.
TH2: Khai báo CP trả trước
- Chọn Khai báo CP trả trước, chương trình sẽ tự động lấy thông tin từ chứng từ mua hàng lên giao diện khai báo chi phí trả trước (1)
Người dùng có thể chỉnh sửa lại thông tin và chọn lại số kỳ phân bổ (mặc định là 2), phần mềm sẽ tự động tính toán ra số tiền phân bổ hàng kỳ. - Đồng thời thông tin chứng từ cũng hiển thị trên tab Tập hợp chứng từ để người dùng có thể theo dõi. (2)
- Sau đó, tại tab Thiết lập phân bổ, người dùng chọn đối tượng phân bổ, khai báo tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí và khoản mục chi phí.
- Lưu ý 3: Nếu chọn từ 2 đối tượng phân bổ trở lên thì tổng tỷ lệ phân bổ luôn là 100%
- Nhấn Cất
- Trường hợp muốn thay đổi khoản chi phí cần khai báo chi phí trả trước/, người dùng nhấn Chọn chứng từ để chọn chứng từ khác, chương trình sẽ tự động lấy thông tin lên giao diện Chi phí trả trước, người dùng thực hiện các bước tiếp theo hướng dẫn tại Lưu ý 2.
2.2. Kế thừa thông tin từ hàng loạt dòng chứng từ
- Khi Cất chứng từ có nhiều dòng chi phí phát sinh hạch toán vào TK 242, chương trình hiển thị cảnh báo yêu cầu người dùng chọn Ghi tăng CCDC hoặc Khai báo chi phí trả trước.
TH1: Ghi tăng hàng loạt CCDC
- Chọn Ghi tăng, chương trình tải lên giao diện Ghi tăng CCDC hàng loạt và tự động lấy thông tin các dòng có phát sinh Nợ TK 242 từ chứng từ lên giao diện Ghi tăng CCDC hàng loạt như sau:
- Người dùng kiểm tra thông tin, khai báo loại CCDC và khai báo thêm các thông tin khác nếu cần như số kỳ phân bổ
- Trường hợp cần thêm chọn thêm chứng từ để ghi tăng CCDC, người dùng nhấn Chọn chứng từ
- Phần mềm tải lên giao diện Chọn chứng từ xuất kho/mua hàng, người dùng chọn loại chứng từ và kỳ báo cáo.
- Nhấn Lấy dữ liệu, chương trình sẽ hiển thị danh sách chứng từ phát sinh trong kỳ.
- Chọn chứng từ và nhấn Đồng ý
- Sau đó người dùng thực hiện chọn Đơn vị sử dụng và Thiết lập phân bổ cho từng dòng công cụ dụng cụ.
- Sau đó nhấn Ghi tăng
TH2: Khai báo hàng loạt Chi phí trả trước
- Chọn Khai báo CP trả trước, chương trình tải lên giao diện Ghi tăng CCDC hàng loạt và tự động lấy thông tin các dòng có phát sinh Nợ TK 242 từ chứng từ lên giao diện Thêm chi phí trả trước hàng loạt như sau:
- Người dùng điền số kỳ phân bổ trên cột tương ứng, chương trình sẽ tự động tính toán ra số tiền phân bổ hàng kỳ.
- Trường hợp cần khai báo thêm khoản chi phí từ chứng từ khác là chi phí trả trước, người dùng nhấn Chọn chứng từ.
- Sau đó, lựa chọn loại và khoảng thời gian phát sinh chứng từ cần khai báo chi phí trả trước. Nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.
- Chương trình sẽ tải thông tin của chứng từ đã chọn lên giao diện Thêm chi phí trả trước hàng loạt
- Tiếp theo, tại mục Thiết lập phân bổ, người dùng khai báo Đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ,… lần lượt cho từng dòng chi phí trả trước.
- Nhấn Cất để hoàn thành
- Lưu ý: Khi chọn chứng từ để ghi tăng CCDC/ Khai báo Chi phí trả trước thì chương trình chỉ lấy thông tin của những dòng chi phí phát sinh nợ TK 242 và chưa được khai báo trên tab chứng từ nguồn gốc của bất kỳ chứng từ ghi tăng CCDC/ Khai báo Chi phí trả trước, và điều chỉnh công cụ dụng cụ nào trước đó.
