Làm thế nào để xử lý khi sổ chi tiết vật tư hàng hóa bị âm ở đơn vị tính chính nhưng đơn vị chuyển đổi không âm hoặc ngược lại?

Trường hợp sổ chi tiết bị âm số lượng ở đơn vị tính chính nhưng đơn vị chuyển đổi không âm hoặc ngược lại, thường do tỷ lệ quy đổi giữa các đơn vị tính được thiết lập chưa phù hợp.

Nguyên nhân thường gặp là đơn vị chuyển đổi được thiết lập theo phép chia, dẫn đến số lượng sau quy đổi phát sinh số lẻ thập phân. Khi thay đổi định dạng số thập phân, số lượng giữa đơn vị tính chính và đơn vị chuyển đổi có thể bị chênh lệch.

Biểu hiện:

• Tại sao số lượng tồn ở ĐVT chính bị âm nhưng số lượng ở ĐVT chuyển đổi không âm?
• Vì sao ĐVT chuyển đổi bị âm nhưng khi xem theo ĐVT chính lại vẫn còn số lượng tồn?
• Cùng một mặt hàng nhưng tại sao một đơn vị tính bị âm, đơn vị tính còn lại không âm?
• Tại sao số lượng tồn khi xem theo ĐVT chính và ĐVT chuyển đổi lại cho kết quả khác nhau, thậm chí một đơn vị bị âm?
• Tôi không xuất vượt tồn kho nhưng số lượng ở một đơn vị tính vẫn bị âm, trong khi đơn vị tính còn lại vẫn còn tồn, phải xử lý thế nào?

Bước 1: Thực hiện sao lưu dữ liệu trước khi điều chỉnh để đảm bảo an toàn dữ liệu và có thể khôi phục lại dữ liệu nếu cần

Bước 2: Mở rộng định dạng số và cập nhật lại số liệu

• Vào biểu tượng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Định dạng số và chữ

• Tại mục Số chữ số của phần thập phân, nhấn biểu tượng cây bút để chỉnh sửa
• Gõ số chữ số thập phân (sau dấu phẩy) cần thiết lập, sau đó nhấn Lưu.

• Bỏ ghi và sửa lại số lượng trên chứng từ để hệ thống cập nhật số lượng theo số lẻ thập phân.

Lưu ý: Nên thiết lập đơn vị tính chính là đơn vị nhỏ nhất và tỷ lệ quy đổi theo phép nhân để hạn chế phát sinh số lẻ thập phân. Sau đó, kiểm tra và chỉnh sửa lại các chứng từ có liên quan.

Ví dụ: Với vật tư có đơn vị chai và thùng, nên chọn chai làm đơn vị tính chính và thiết lập quy đổi 1 thùng = 24 chai.

Bước 2: Vào phân hệ Kho\Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho để thực hiện tính lại giá xuất kho để hệ thống cập nhật lại giá trị tồn kho theo số liệu đã điều chỉnh.

Bước 3: Kiểm tra sổ chi tiết vật tư, hàng hóa theo cả đơn vị tính chính và đơn vị chuyển đổi để đảm bảo số lượng đã được cập nhật chính xác.