Làm thế nào khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh số liệu bị lệch?

1. Dữ liệu theo TT200: Đơn vị hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản 511

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… nhưng không hạch toán vào TK 521 mà hạch toán thẳng vào TK 511.

Theo công thức các chỉ tiêu trên Thiết lập báo cáo tài chính:

• • Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thiết lập = Phát sinh Có TK 511 – Phát sinh Nợ TK 511 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511 và kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911) => Vì vậy trong trường hợp này Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu hạch toán thẳng vào TK 511 nói trên.
  • Chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu thiết lập = Phát sinh Nợ TK 521 – Phát sinh Có TK 521 (không kể phát sinh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511) => Vì vậy trong trường hợp này bạn không hạch toán vào TK 521 nên Các khoản giảm trừ doanh thu = 0

=> Dẫn tới khi đối chiếu, bạn sẽ thấy chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu không lấy đúng theo phát sinh thực tế.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán Nợ 111,112,131/Có 511: 1.500.000.000
– Nghiệp vụ ghi nhận giảm giá hàng bán, hạch toán Nợ 511/Có 111: 20.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, hạch toán Nợ 511/Có 911: 1.480.000.000

Khi đó trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 1.480.000.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0.
=> bạn kiểm tra thấy trong kỳ có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu nhưng chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu = 0 nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục:

• • Mở Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, chọn TK 511

• • Kiểm tra cột Nợ đang đối ứng với những tài khoản nào. Bỏ qua psinh Nợ với TK 911 và 521 (do bút toán kết chuyển), thực hiện kiểm tra tất cả các TK còn lại. Ví dụ: TK 131
  • Nhấn vào dòng TK để xem Sổ chi tiết TK511. Sau đó thực hiện lọc các chứng từ có: Phát sinh nợ > 0 và Tk đối ứng = 131
  • Sau đó nhấn vào từng số chứng từ và sửa lại TK đúng về TK giảm trừ doanh thu 521

2. Dữ liệu theo TT133: Khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, bạn chỉ hạch toán Nợ TK 511, mà không chọn thông tin Nghiệp vụ

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… khi hạch toán, bạn chỉ hạch toán Nợ TK 511 mà không chọn thông tin Nghiệp vụ.

Trên báo cáo chỉ phân biệt được phát sinh nào của TK 511 là khoản giảm trừ doanh thu khi trên chứng từ có chọn Nghiệp vụ là Chiết khấu thương mại (bán hàng)/Giảm giá hàng bán/Trả lại hàng bán.

=> Dẫn tới trong trường hợp này, khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, số liệu tại các chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Các khoản giảm trừ doanh thu không phản ánh đúng số liệu phát sinh thực tế.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán Nợ 131/Có 511: 1.500.000.000
– Nghiệp vụ ghi nhận Giảm giá hàng bán, hạch toán Nợ 511/Có 131: 17.000.000 trên Chừng từ NVK nhưng không chọn thông tin Nghiệp vụ.
– Kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, hạch toán Nợ 511/Có 911: 1.483.000.000

Khi đó số liệu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như sau: chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 1.483.000.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0.
=> Bạn kiểm tra có phát sinh chiết khấu bán hàng nhưng chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu = 0 nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: 

• • Mở Sổ chi tiết TK 511. Thực hiện lọc cột Phát sinh Nợ > 0 và cột Nghiệp vụ giảm trừ doanh thu là Trống.
  • Phần mềm hiển thị các dòng chứng từ thỏa mãn điều kiện trên. Ấn vào Số chừng từ để mở, thực hiện bỏ ghi và chọn lại nghiệp vụ cho đúng

3. Trong kỳ có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu lớn hơn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, đơn vị có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu thương mại, Trả lại hàng bán, Giảm giá hàng bán…) lớn hơn số doanh thu phát sinh trong kỳ, làm cho sau khi kết chuyển lãi lỗ thì tổng phát sinh TK 511 trên Bảng cân đối tài khoản => số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
=> Khi đối chiếu, bạn so sánh chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với tổng phát sinh TK 511 nên thấy lệch.

1. Trong kỳ có phát sinh khoản giảm giá vốn

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng bán làm giảm trừ giá vốn (hạch toán Có TK 632), tuy nhiên do bạn đối chiếu số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 632 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 100.000.000
– Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, hạch toán giảm giá vốn Nợ 156/Có 632: 20.000.000
– Kết chuyển lãi lỗ, hạch toán Nợ 911/Có 632: 80.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 100.000.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 80.000.000
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (80.000.000) với tổng phát sinh TK 632 (100.000.000) nên thấy lệch.

❖Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán như vậy là ĐÚNG.

2. Chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, bạn đã hạch toán các bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán (Nợ 632) khi bán hàng, tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ.

Trên Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 632 – Nợ TK 632/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp bạn chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán sẽ = 0
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán với phát sinh TK 632 trong kỳ nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ, hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 100.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 100.000.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (0) với phát sinh TK 632 (100.000.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: thực hiện kết chuyển lãi lỗ và xem lại báo cáo.

1. Trong kỳ có phát sinh khoản giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán Có TK 641, 642), tuy nhiên do bạn đối chiếu số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

– Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000
– Nghiệp vụ giảm chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận khoản giảm chi phí Có TK 642: 2.000.000.
– Kết chuyển lãi lỗ => Bạn hạch toán Nợ 911/Có 642: 8.000.000

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 8.000.000
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (8.000.000) với tổng phát sinh TK 642 (10.000.000) nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là ĐÚNG.

2. Chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ

❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, bạn đã hạch toán các bút toán ghi nhận chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ 641, 642), tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ.

Trên Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 641 (hoặc 642) – Nợ TK 641 (hoặc 642)/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp bạn chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ = 0=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp với phát sinh TK 641, 642 trong kỳ nên thấy lệch.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.
=> Bạn đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (0) với phát sinh TK 642 (10.000.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục:thực hiện kết chuyển lãi lỗ và xem lại báo cáo.

❖ Cách khắc phục: Bạn thực hiện lập báo cáo tài chính để nhập tay số liệu vào các chỉ tiêu tại cột Năm trước/Quý trước/Kỳ trước. Xem hướng dẫn lập báo cáo tài chính tại đây.

❖ Cách khắc phục:

• • Vào phân hệ Tổng hợp/tab Kết chuyển lãi lỗ
  • Xóa các chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập trong năm.
  • Lập lại chứng từ kết chuyển lãi lỗ lần lượt cho từng tháng trong năm.