Làm thế nào khi xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ (không phục vụ HĐSXKD)?

Mục lục

1. Mô tả nghiệp vụ

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ có quy định: “1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Khi phát sinh xuất hàng hóa đi biếu tặng (không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác…); tiêu dùng nội bộ…:

Căn cứ thực tế phát sinh, bộ phận có nhu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá
Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng
Kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí bán hàng nội bộ

2. Định khoản

1.Hạch toán khi xuất hàng hóa biếu tặng, sử dụng nội bộ
Nợ TK 641 .(Thông tư 200)
Nợ TK 642 .(Thông tư 133)
Nợ TK 242, 211
. Có TK 156 Hàng hóa

2. Hạch toán thuế GTGT
Nợ TK 133 (Thông tư 200 – theo Khoản h và i, Mục 3, Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 642 (Thông tư 133 – theo hướng dẫn phần Tài khoản 642, mục 3.13 và 3.15, Thông tư 133/2016/TT-BTC)
. Có TK 33311 Thuế GTGT phải nộp

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ “Xuất kho hàng bán đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng ngay” được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Lập Phiếu xuất kho

Vào phân hệ Kho\tab Nhập, xuất kho, chọn chức năng Thêm\Xuất kho.
Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).
Khai báo chứng từ xuất kho
Ghi nhận lại bút toán hạch toán giá vốn của hàng xuất biếu tặng, tiêu dùng nội bộ:

Nợ TK 641 (Thông tư 200)
Nợ TK 642 (Thông tư 133)
. Có TK 15x Hàng hóa

Sau đó nhấn Cất. Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu xuất kho cần in.

Lưu ý:

Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên Thiết lập\Tuỳ chọn\Vật tư hàng hoá.
Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu xuất hàng mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho thực hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.

Bước 2: Lập và xuất hóa đơn GTGT

Vào phân hệ Bán hàng\tab Hóa đơn\nhấn Thêm hóa đơn

Chọn loại Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong nước và khai báo các thông tin chung của hóa đơn
Tại tab Hàng tiền, bạn khai báo thông tin Hàng hóa xuất biếu tặng, sử dụng nội bộ

Sau khi khai báo xong, bạn nhấn Cất và Phát hành hóa đơn.

Bước 3: Hạch toán Thuế GTGT

Vào phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\nhấn Thêm

Tab Hạch toán: hạch toán ghi nhận Tiền thuế GTGT của Hàng hóa mang đi xuất biếu tặng, sử dụng nội bộ
- Với THÔNG TƯ 200: Hạch toán: Nợ TK 133 / Có TK 33311