Làm thế nào khi xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng (không phục vụ HĐSXKD)?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn“.

⇒ Như vậy, dù là quà biếu tặng cho khách hàng, tặng nhân viên dịp lễ tết, hay tặng hàng mẫu không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2.1. Hai phương án lập hóa đơn hàng biếu tặng

Căn cứ điểm a.3, mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn, quy định:“Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm việc lập hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan; cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.

Hóa đơn phải ghi rõ ‘kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm’. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức ‘thuế suất thuế giá trị gia tăng’ và ‘tiền thuế giá trị gia tăng’. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.”

⇒ Doanh nghiệp có 2 phương án lập hóa đơn hàng biếu tặng:

• Lập hóa đơn tổng hợp theo tháng, quý: gộp tất cả giao dịch biếu tặng phát sinh trong kỳ vào một hóa đơn, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT. Điều kiện đi kèm: phải phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch và lưu giữ danh sách chi tiết, hồ sơ liên quan để cung cấp cho cơ quan thuế khi được yêu cầu.
• Lập hóa đơn riêng theo từng giao dịch: áp dụng khi khách hàng (người nhận) yêu cầu lấy hóa đơn riêng.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm“, kèm bảng kê đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ người bán, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, chữ ký người lập bảng kê và nếu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thêm cột thuế suất giá trị gia tăng và tiền thuế GTGT. Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

2.2. Thời điểm xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Áp dụng cho hàng biếu tặng: thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm doanh nghiệp bàn giao, chuyển quyền sở hữu quà tặng cho người nhận – tặng ngày nào thì hóa đơn ghi ngày đó, không được lập trước hoặc lùi ngày so với thời điểm thực tế bàn giao.

• Khi mua quà về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và chứng từ thanh toán kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 156 – Giá trị quà mua về để tặng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/112/331 – Thanh toán cho người bán

• Khi xuất quà tặng cho người nhận, lập hóa đơn biếu tặng:

Nợ TK 641/642/622/623/627 – Chi phí quà tặng (phần giá trị ai/bộ phận sử dụng)
Có TK 156 – Xuất giảm tồn kho quà tặng
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn biếu tặng

=> Khi xuất quà tặng, kế toán không ghi nhận doanh thu hay giá vốn, vì đây là hoạt động biếu tặng không thu tiền

• Ghi nhận chi phí ngay khi mua trong trường hợp mua hàng để tặng ngay mà không nhập kho:

Nợ TK 641/642/622/623/627 – Chi phí quà tặng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112/331 – Thanh toán cho người bán

• Ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi lập hóa đơn biếu tặng:

Nợ TK 641/642/622/623/627 – Chi phí thuế GTGT đầu ra
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

• Vào phân hệ Kho\tab Xuất kho, chọn chức năng Thêm.

• Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn …).
• Khai báo chứng từ xuất kho
• Ghi nhận lại bút toán hạch toán giá vốn của hàng xuất biếu tặng, tiêu dùng nội bộ:

Nợ TK 641                        (Thông tư 99)
Nợ TK 641                        (Thông tư 200)
Nợ TK 642                        (Thông tư 133)
.        Có TK 15x                Hàng hóa

• Sau đó nhấn Lưu.

Lưu ý:

• Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên biểu tượng ⚙ Tiện ích và thiết lập\Tuỳ chọn\Vật tư hàng hoá.
• Nếu là hàng biếu tặng không qua kho thì bỏ qua bước xuất kho này.

• Vào phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác, nhấn Thêm

• Tab Hạch toán: Hạch toán ghi nhận Tiền thuế GTGT của Hàng hóa mang đi xuất biếu tặng, sử dụng nội bộ
  • Với THÔNG TƯ 99: Nợ TK 641 / Có TK 33311

• • Với THÔNG TƯ 133: Nợ TK 642 / Có TK 33311

• Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế: Không khai báo thông tin Thuế.