HKD – Lập chứng từ mua dịch vụ

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn quy trình ghi nhận chi phí mua dịch vụ phát sinh tại hộ kinh doanh, bao gồm các bước lập chứng từ và phân loại chi phí. Nội dung chia thành hai trường hợp: dịch vụ là chi phí mua hàng và dịch vụ không phải chi phí mua hàng.

2. Các bước thực hiện

Chứng từ được áp dụng trong trường hợp Hộ kinh doanh thuê nhà cung cấp ngoài thực hiện 1 số dịch vụ theo mức giá đã được thoả thuận trước đó.

2.1. Trường hợp dịch vụ phát sinh là chi phí mua hàng cần phân bổ vào giá trị hàng mua về

Lưu ý: Trước khi lập chứng từ mua dịch vụ, Kế toán cần phải khai báo một mã hàng có tính chất là Dịch vụ trên danh mục Vật tư hàng hoá.

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ\ nhấn Thêm Chứng từ mua dịch vụ).

Bước 2: Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua dịch vụ

Nhập Thông tin chung: Mã nhà cung cấp, Địa chỉ, Diễn giải, Nhân viên mua hàng
- Trường hợp là mã nhà cung cấp cũ (đã tồn tại thông tin trên hệ thống): Kế toán chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp trên danh sách, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin Địa chỉ tương ứng.
- Trường hợp là mã nhà cung cấp mới (chưa tồn tại thông tin trên hệ thống): Kế toán cần thực hiện khai báo nhà cung cấp mới theo hướng dẫn tại đây.
Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ
Nhập thông tin loại tiền: Chọn loại tiền và tỷ giá
Chọn phương thức thanh toán.
- Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.
- Nếu chứng từ mua dịch vụ lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, chương trình sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi.
Chọn mua dịch vụ có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc mua dịch vụ không có hóa đơn. => Nếu chọn Nhận kèm hóa đơn, Kế toán khai báo bổ sung các thông tin hóa đơn và thông tin thuế GTGT trên tab Thuế.
Tích chọn Là chi phí mua hàng.
Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua dịch vụ theo nhân viên mua hàng phụ trách.

Bước 3: Nhấn Cất.

Sau đó, Kế toán thực hiện việc phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng được mua về. Tham khảo hướng dẫn tại đây.

2.2. Trường hợp dịch vụ phát sinh không phải là chi phí mua hàng

Nếu hộ kinh doanh có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng để xem được các báo cáo liên quan đến việc mua dịch vụ, Kế toán cần thực hiện nghiệp vụ này trên phân hệ Mua hàng tương tự như hướng dẫn ở trường hợp trên, nhưng không tích chọn Là chi phí mua hàng.

Lưu ý: Có thể xem được các báo cáo thống kê liên quan đến dịch vụ trên tab Báo cáo của phân hệ Mua hàng.

Nếu hộ kinh doanh không có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng, Kế toán sẽ thực hiện nghiệp vụ này trên phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi hoặc Tổng hợp tùy thuộc vào phương thức thanh toán dịch vụ.
Ví dụ trên phân hệ Tiền mặt.

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt\tab Chi tiền\Phiếu chi