Lập chứng từ từ Hóa đơn đầu vào trên phân hệ Quản lý hóa đơn

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách lập chứng từ hạch toán trực tiếp từ tab hóa đơn đầu vào trên phân hệ Quản lý hóa đơn, nhằm hỗ trợ ghi nhận nhanh các nghiệp vụ phát sinh từ hóa đơn mua vào.

Nội dung bài viết gồm hướng dẫn lập chứng từ cho từng hóa đơn đầu vào và hướng dẫn lập chứng từ hàng loạt, đáp ứng nhu cầu xử lý chứng từ theo từng trường hợp cụ thể.

Phạm vi áp dụng dành cho người dùng phần mềm kế toán MISA, đặc biệt là kế toán mua hàng và kế toán tổng hợp đang thực hiện quản lý và hạch toán hóa đơn đầu vào.

2. Các bước thực hiện

Trên tab Hóa đơn đầu vào của phân hệ Quản lý hóa đơn, Anh/Chị có thể thực hiện lập chứng từ cho một hoặc hàng loạt hóa đơn.

Trường hợp 1: Hạch toán từng chứng từ

Bước 1: Trỏ chuột vào dòng hóa đơn cần lập chứng từ hạch toán, phần mềm sẽ hiển thị chức năng “Lập chứng từ mua hàng” trên dòng hóa đơn đó.
Nếu muốn lập các loại chứng từ khác, Anh/Chị nhấn trỏ xuống tại dấu 3 chấm ở liền sau để lựa chọn loại chứng từ cần lập:

- Lập chứng từ mua dịch vụ
- Lập phiếu chi tiền mặt
- Lập ủy nhiệm chi
- Lập chứng từ nghiệp vụ khác
- Lập chứng từ hàng bán trả lại…

Lưu ý: Trường hợp muốn hạch toán nghiệp vụ về phí ngân hàng, chi phí ăn uống tiếp khách, dịch vụ vận chuyển… Anh/Chị có thể chọn lập chứng từ mua dịch vụ.

Bước 2: Khi nhấn Lập chứng từ, chương trình hiển thị hộp thoại Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào:

Anh/Chị thiết lập các tiêu chí và quy tắc phù hợp để tạo chứng từ, sau đó nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ tải lên giao diện lập chứng từ như sau:

Bước 3: Khai báo các thông tin của chứng từ sau đó nhấn Cất.

Trường hợp 2: Hạch toán hàng loạt chứng từ

Bước 1: Tích chọn các hóa đơn cần lập chứng từ, chương trình sẽ hiển thị các nút chức năng lập chứng từ ở trên đầu danh sách hóa đơn.
Các chức năng thường dùng sẽ được ưu tiên hiển thị bên ngoài.
Muốn hiển thị thêm các chức năng khác, Anh/Chị nhấn vào dấu 3 chấm ở cuối cùng.

Bước 2: Nhấn chọn loại chứng từ cần lập, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào:

Anh/Chị thiết lập các tiêu chí và quy tắc phù hợp để tạo chứng từ, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3: Lần lượt khai báo các thông tin của chứng từ cho từng hóa đơn sau đó nhấn Cất.

3. Lưu ý

Trường hợp cần phễu lọc hóa đơn chưa hạch toán Anh/Chị thực hiện:
- Anh/Chị có thể thực hiện lọc hóa đơn theo các tiêu chí cố định mà phần mềm cung cấp tại chức năng phễu lọc:
  
  Hoặc trỏ chuột và từng tiêu đề cột để lọc theo nhu cầu (có thể lọc theo nhiều cột cùng lúc):

- Nếu Nút chức năng không thấy có tính năng lập chứng từ thì kiểm tra lại trạng thái hạch toán của hóa đơn xem đã hạch toán hay chưa ( không phải trạng thái hóa đơn)

Trường hợp đã hạch toán hóa đơn đầu vào trước đó nhưng không phải lập từ phân hệ Quản lý hóa đơn, Anh/chị có thể đánh đấu Đã hạch toán cho hóa đơn đó để dễ quản lý:
- Vào Quản lý hóa đơn/ Hóa đơn đầu vào/Danh sách hóa đơn, trỏ chuột vào dòng hóa đơn cần đánh dấu, bấm dấu 3 chấm và chọn Chuyển trạng thái “Đã hạch toán”

Trường hợp muốn xem chi tiết hàng hóa trên hóa đơn ngay từ danh sách hóa đơn, Anh/Chị kéo thả thanh trượt ở cuối danh sách hóa đơn để chia danh sách hóa đơn thành 2 phần: Phần trên là thông tin chung của hóa đơn, phần dưới là thông tin chi tiết của từng hóa đơn, giúp Anh/Chị dễ dàng rà soát danh sách hóa đơn hơn. Anh/Chị có thể ẩn/hiện/tăng hoặc giảm phạm vi khu vực hiển thị phần chi tiết hóa đơn này tùy nhu cầu.