(HKD) Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót đã gửi khách hàng – hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, tiền thuế,…

Bài viết hướng dẫn lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 13, điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP) cho các trường hợp hóa đơn đã gửi khách hàng bị sai sót, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và xử lý hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, tiền thuế, v.v.

Nội dung bài viết bao gồm hướng dẫn thao tác trên phần mềm, quy trình lập biên bản thỏa thuận với người mua, các bước lập hóa đơn thay thế trên ASP Kế toán và xử lý các trường hợp hóa đơn kèm chứng từ hoặc hóa đơn độc lập.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phần mềm MISA ASP Kế toán và MISA meInvoice, phù hợp với các bộ phận kế toán, tài chính thực hiện nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng / tab Hoá đơn / nhấn biểu tượng ⏷ chọn Hóa đơn thay thế => phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ lập hóa đơn thay thế và yêu cầu người dùng Lập Biên bản và Lập HĐ thay thế theo đúng quy định.

Bước 2: Lập Biên bản thỏa thuận với người mua trước khi lập hóa đơn thay thế

• Nhấn Lập biên bản: chương trình sẽ chuyển hướng đến phần mềm MISA meInvoice web để người dùng thực hiện lập biên bản. Xem hướng dẫn lập Biên bản thay thế TẠI ĐÂY.

Bước 3: Lập Hóa đơn thay thế trên ASP Kế toán

• Nhấn Lập HĐ thay thế: Chương trình hiển thị giao diện chọn hóa đơn cần thay thế.
• Chọn khoảng thời gian và nhấn Lấy dữ liệu, hệ thống sẽ tải lên danh sách các hóa đơn thuộc khoảng thời gian đã khai báo và là hóa đơn lập kèm các chứng từ bán hàng/bán dịch vụ/trả lại hàng mua hoặc các hóa đơn độc lập được phát hành từ phần mềm MISA ASP Kế toán hoặc phát hành từ MISA meInvoice.
• Lưu ý: Các hóa đơn trên danh sách này là các hóa đơn có trạng thái Đã cấp mã/Đã phát hành theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

• Người dùng chọn hóa đơn cần thay thế, nhấn Đồng ý

=> phần mềm sẽ hiện thị thông báo theo 02 trường hợp bên dưới:

Trường hợp 1: Hóa đơn được chọn thay thế đã lập kèm chứng từ bán hàng

• Chương trình sẽ cảnh báo người dùng về việc thực hiện tách hóa đơn ra khỏi chứng từ lập kèm, để người dùng có thể lập hóa đơn thay thế và chỉnh sửa lại chứng từ đã lập kèm cho đúng.

• Nhấn Có, chương trình sẽ tải lên giao diện chứng từ lập kèm và cho phép người dùng thực hiện chỉnh sửa:

• Đồng thời, phần mềm cũng ngầm định tích chọn tại ô “Là hóa đơn thay thế” trên chứng từ và hiển thị các thông tin của hóa đơn bị thay thế để người dùng dễ dàng đối chiếu thông tin khi cần.

Trường hợp 2: Hóa đơn được chọn thay thế là hóa đơn độc lập

• Chương trình sẽ hiển thị thông báo “Hóa đơn bị thay thế sẽ hết hiệu lực ngay khi bạn lập hóa đơn thay thế…“

• Nhấn Có, chương trình sẽ hiển thị giao diện hóa đơn thay thế, cho phép người dùng chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế, đồng thời phần mềm cũng ngầm định tích chọn tại ô “Là hóa đơn thay thế” trên chứng từ và hiển thị các thông tin của hóa đơn bị thay thế để người dùng dễ dàng đối chiếu thông tin khi cần.