Lập và phát hành hóa đơn điện tử

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) trên ASP, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn.
Nội dung bài viết bao gồm các phần: lập hóa đơn bán hàng, lập hóa đơn trả lại hàng mua, lập hóa đơn giảm giá hàng bán.
Phạm vi đáp ứng: áp dụng cho người dùng ASP thực hiện nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC 9 (được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

2. Cách thực hiện

2.1 Lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng, nhấn Thêm\Chứng từ bán hàng:

Bước 2: Khai báo chứng từ bán hàng. => Tích chọn Lập kèm hoá đơn.

Lưu ý: Trường hợp Anh/chị muốn xuất nhiều mã hàng trên cũng một hóa đơn, Anh/chị bấm vào thêm dòng rồi khai báo thông tin hàng hóa cần xuất bán.

Bước 3: Nhấn Cất.

2.2 Các trường hợp phát hành hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi lập chứng từ bán hàng

Ví dụ: Sau khi lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn (loại hóa đơn điện tử), anh/chị có thể thực hiện phát hành hóa đơn điện tử bằng cách:

Bước 1: Nhấn Phát hành hóa đơn trên giao diện chứng từ bán hàng

Bước 2: Nếu muốn gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi phát hành

    • Tick ô gửi hóa đơn cho khách hàng
    • Anh/Chị cũng có thể theo dõi phản hồi của cơ quan Thuế về tình trạng hợp lệ của hóa đơn tại đây.

Bước 3: Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem hóa đơn. Trường hợp cần tải bản nháp dạng file PDF, Anh/Chị thực hiện nhấn biểu tượng 💾Save

Bước 4: Nhấn Phát hành.

Trường hợp 2: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách chứng từ bán hàng

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Bán hàng.

Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ bán hàng cần phát hành sau đó nhấn Lọc:

Bước 3: Chương trình hiển thị danh sách chứng từ thỏa mãn điều kiện lọc, chọn hóa đơn cần phát hành sau đó nhấn Phát hành hóa đơn.

Trường hợp 3: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách hóa đơn

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Hóa đơn

Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần phát hành sau đó nhấn Lọc: 

Bước 3: Chương trình hiển thị danh sách chứng từ thỏa mãn điều kiện lọc, tích chọn hóa đơn cần phát hành

Bước 4: Nhấn Phát hành hóa đơn 

Bước 5: Nếu muốn gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sai khi phát hành

    • Tick ô gửi hóa đơn cho khách hàng
    • Anh/Chị cũng có thể theo dõi phản hồi của cơ quan Thuế về tình trạng hợp lệ của hóa đơn tại đây.

Bước 6: Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem hóa đơn. Trường hợp cần tải bản nháp dạng file PDF, Anh/Chị thực hiện nhấn biểu tượng 💾Save

Bước 7: Nhấn Phát hành.

2.3 Lập hóa đơn chứng từ trả lại hàng mua

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\Quy trình, chọn chức năng Trả lại hàng mua (Hoặc tại Tab Trả lại hàng mua\ nhấn Thêm)

Bước 2: Tích chọn Trả lại hàng trong kho.

Bước 3: Nhấn biểu tượng 🔍, thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 4: Tích chọn các mặt hàng bị trả lại và nhập số lượng hàng bị trả lại.

Bước 5: Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của hàng bị trả lại vừa chọn sang chứng từ mua hàng.

Bước 6: Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ trả lại hàng là Giảm trừ công nợ hoặc Thu tiền mặt.

Bước 7: Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất

Bước 8: Phân hệ bán hàng\ tab hóa đơn\để phát hành hóa đơn.

2.4 Lập hóa đơn chứng từ giảm giá hàng bán

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng\Quy trình, chọn Giảm giá hàng bán (Hoặc tại Tab Giảm giá hàng bán\ nhấn Thêm)

Bước 2: Chọn loại chứng từ bán hàng cần giảm giá.

Bước 3: Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ giảm giá.

Bước 4: Chọn chứng từ bán hàng có mặt hàng được giảm giá theo một trong hai cách sau:

    • Cách 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên để chọn chứng từ bán hàng từ trong danh sách.

    • Cách 2: Nhấn vào biểu tượng kính lúp để tìm kiếm và chọn chứng từ bán hàng:

      • Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ bán hàng, nhấn Lấy dữ liệu.
      • Tích chọn mặt hàng được giảm giá và nhấn Đồng ý.

Bước 5: Khai báo thêm các thông tin trên chứng từ giảm giá hàng bán như: số lượng hàng được giảm, giá trị giảm,…

Bước 6: Nhấn cất và phát hành hóa đơn

3. Lưu ý

Tại mục Tên người nhận và Email:

    • Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;
    • Để có thông tin về người bán in lên hóa đơn như: Tên đơn vị bán hàngĐịa chỉMã số thuế…, cần khai báo trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Cập nhật 30/12/2025

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua Facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
Đăng bài ngay