Thay đổi quy tắc đánh số chứng từ cho tất cả các chứng từ trên phần mềm

Mục đích: Bài viết hướng dẫn về thay đổi quy tắc đánh số chứng từ trên phần mềm, giúp người dùng hiểu rõ cách phần mềm tự động tăng số chứng từ.
Nội dung:

• Giới thiệu quy tắc đánh số chứng từ mới.
• So sánh thay đổi trước và sau phiên bản RC9.
• Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ kho, người dùng lập chứng từ

• Từ trước phiên bản RC9:
  • Khi lập chứng từ, phần mềm đã tự động nhảy theo số thứ tự tăng dần, số tiếp theo sẽ tăng 1 giá trị so với số lớn nhất đã từng nhập.
  • Do đó, nếu người dùng lỡ tay sửa nhầm 1 số chứng từ (số chứng từ cách xa so với số hiện tại) thì phải sửa tay số chứng từ của các chứng từ lập phía sau để đảm bảo số chứng từ được liên tục, nhất quán. Ví dụ:
    • Người dùng thực hiện lập chứng từ có số là PC00001, PC00002 thì theo quy tắc đánh số chứng từ, chứng từ tiếp theo sẽ có số là PC00003.
    • Người dùng sửa nhầm số chứng từ tiếp theo là PC00030. Sau khi phát hiện, người dùng đã sửa lại số chứng từ là PC00003.
    • Tuy nhiên khi lập chứng từ tiếp theo thì chương trình lại tự động tăng số chứng từ cho chứng từ đó là PC00031, thay vì PC00004.
• Từ phiên bản RC9 trở đi: Số chứng từ của tất cả các chứng từ trên phần mềm sẽ được tự động tăng lên 1 giá trị so với số chứng từ gần nhất để đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng và tiết kiệm thời gian phải sửa số chứng từ một cách thủ công như cách làm trước đây.