Tôi nhận được hóa đơn đầu vào là Hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì Hạch toán và Kê khai như thế nào?

A. HẠCH TOÁN

Trường hợp 1: Nếu thời điểm nhận hoá đơn HÀNG CÒN TỒN TRONG KHO

Bước 1: Hạch toán tăng Giá trị tồn kho bằng thao tác Kiểm kê kho, xem tại đây

Bước 2: Hạch toán tăng tiền thuế GTGT đầu vào:

• Lập Chứng từ Nghiệp vụ khác
• Tích ô “Hạch toán gộp nhiều hóa đơn”
• Tab Hạch toán: hạch toán Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331
• Tab Kê khai hóa đơn: nhập thông tin của Hoá đơn điều chỉnh (% Thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)
  

Trường hợp 2: Nếu thời điểm nhận hoá đơn HÀNG ĐÃ BÁN HẾT

Hạch toán tăng Giá vốn hàng bán và Tiền thuế GTGT đầu vào:

• Lập Chứng từ nghiệp vụ khác
• Tab Hạch toán: hạch toán tăng Giá vốn và tiền Thuế GTGT  

Nợ TK 632 / Có TK 11x, 331
Nợ TK 1331 / Có TK 11x, 331

• Tab Kê khai hóa đơn: nhập các thông tin của Hoá đơn điều chỉnh (Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…)

B. KÊ KHAI

Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì: Người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.

Trường hợp 1: Kỳ có hóa đơn bị điều chỉnh chưa lập tờ khai thuế

• Nếu Hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ với hóa đơn gốc (Hóa đơn bị điều chỉnh):
  • Khi lập tờ khai thuế lần đầu của kỳ bị điều chỉnh, hóa đơn sẽ tự động lên bảng kê
  • Ví dụ: Ngày 15/07, công ty nhận được hóa đơn số 00000898 điều chỉnh cho hóa đơn 00000759 ngày 01/07. Khi lập tờ khai thuế tháng 7 lần đầu hóa đơn số 00000898 tự động lên bảng kê cùng kỳ với hóa đơn 00000759

Nếu Hóa đơn điều chỉnh không cùng kỳ với hóa đơn gốc (Hóa đơn bị điều chỉnh)

• Khi lập tờ khai thuế lần đầu của kỳ bị điều chỉnh, người dùng cần thực hiện chọnhóa đơn điều chỉnh khác kỳ lên bảng kê mua vào
• Ví dụ: Ngày 02/08, công ty nhận được hóa đơn số 00000245 điều chỉnh cho hóa đơn 0000012 ngày 05/07. Khi lập tờ khai thuế tháng 7 lần đầu, người dùng tích chuột Chọn hóa đơn điều chỉnh khác kỳ và chọn hóa đơn số 00000245 lên bảng kê

Trường hợp 2: Kỳ có hóa đơn bị điều chỉnh đã kê khai thuế

• Khi lập tờ khai bổ sung cho kỳ bị điều chỉnh, người dùng cần thực hiện chọn hóa đơn điều chỉnh khác kỳ lên bảng kê mua vào:
• Ví dụ: Ngày 02/08, công ty nhận được hóa đơn số 00000042 điều chỉnh cho hóa đơn 00000012 ngày 05/07.
• Khi lập tờ khai thuế bổ sung tháng 7, người dùng nhấn Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ, tích chọn hóa đơn số 00000042 lên bảng kê => Tờ khai điều chỉnh sẽ tổng hợp lại theo số đã điều chỉnh.

A. HẠCH TOÁN

Trường hợp 1: Nếu thời điểm nhận hoá đơn HÀNG VẪN CÒN TỒN và CHỈ GIẢM GIÁ TRỊ (tức là KHÔNG giảm Số lượng)

Hạch toán giảm Giá trị tồn kho và giảm Tiền thuế GTGT đầu vào trong chứng từ Giảm giá hàng mua

Lưu ý: Tại tab Hoá đơn, bạn nhập tay thông tin của Hoá đơn điều chỉnh giảm vào (Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ)

Trường hợp 2: Nếu thời điểm nhận hoá đơn HÀNG VẪN CÒN TỒN và VỪA GIẢM GIÁ TRỊ, VỪA GIẢM SỐ LƯỢNG

Bước 1: Hạch toán giảm Giá trị tồn kho và giảm Tiền thuế GTGT đầu vào trong chứng từ Giảm giá hàng mua

Lưu ý: Tại tab Hoá đơn, bạn nhập tay thông tin của Hoá đơn điều chỉnh giảm vào (Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ)

Bước 2: Hạch toán giảm Số lượng tồn kho bằng thao tác Kiểm kê kho, xem tại đây

Trên chứng từ Kiểm kê kho:

• Tích vào mục Kiểm kê giá trị
• Cột Số lượng Theo kiểm kê: gõ số lượng còn lại sau khi đã giảm
• Cột Giá trị Theo kiểm kê: gõ lại giá trị bằng với cột Giá trị Theo sổ kế toán (mục đích để khi Tính giá xuất kho, phần mềm sẽ không cập nhật thêm giá trị cho PXK từ kiểm kê)
• Cất lại và nhấn Lập PX để sinh chứng từ Phiếu xuất kho từ kiểm kê.

Trường hợp 3: Nếu thời điểm nhận hoá đơn HÀNG ĐÃ BÁN HẾT

Hạch toán giảm Giá vốn hàng bán và giảm Tiền thuế GTGT đầu vào:

• • • Lập chứng từ Giảm giá hàng mua
    • Lưu ý: Không tích vào ô Giảm giá trị hàng nhập kho
    • Tab Hóa đơn: Nhập các thông tin của Hoá đơn điều chỉnh (Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ)
    • Nhập các thông tin chi tiết (Hàng hoá, Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế,…)
    • Hạch toán giảm Giá vốn: Nợ TK 331,11x  / Có TK 632

B. KÊ KHAI

Lưu ý: Để kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm đầu vào do sai sót, bạn nên tham khảo thêm CQT quản lý của đơn vị.

Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh theo từng trường hợp sau:

• • Khi lập tờ khai thuế lần đầu của kỳ bị điều chỉnh, người dùng cần thực hiện chọn hóa đơn điều chỉnh khác kỳ lên bảng kê mua vào.Nếu Hóa đơn điều chỉnh không cùng kỳ với hóa đơn gốc (Hóa đơn bị điều chỉnh)
  • Ví dụ: Ngày 08/08, công ty nhận được hóa đơn số 00000030 điều chỉnh cho hóa đơn 00012580 ngày 15/07. Khi lập tờ khai thuế tháng 7 lần đầu, người dùng tích chuột Chọn hóa đơn điều chỉnh khác kỳ  và chọn hóa đơn số 00000030 lên bảng kê

A. HẠCH TOÁN

Trường hợp Người bán xuất Hoá đơn điều chỉnh giảm do người mua TRẢ LẠI HÀNG => khi người mua nhận được Hoá đơn điều chỉnh giảm này thì thực hiện ghi nhận giảm Số lượng và Giá trị hàng hoá và giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Cách 1: Lập chung Giảm giá trị, số lượng, tiền thuế trong chứng từ Hàng mua trả lại

Bước 1: Thực hiện theo hướng dẫn Tại đây (để Bước 3 sẽ nhập được thông tin Hoá đơn điều chỉnh)

Bước 2: Lập chứng từ Trả lại hàng mua để hạch toán.

Bước 3: Tại tab Hoá đơn, bạn nhập tay thông tin của Hoá đơn điều chỉnh giảm (Ký hiệu HĐ, Số HĐ, Ngày HĐ,…)
nhấn Cất

Bước 4: Vào lại mục Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn tích vào ô “Sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC”nhấn Đồng ý.

Cách 2: Lập riêng từng bước Giảm giá trị, số lượng, tiền thuế

Xem tương tự mục 3.1.2. Hạch toán và kê khai Hóa đơn điều chỉnh GIẢM đầu vào tại Trường hợp 2: Nếu thời điểm nhận hoá đơn HÀNG VẪN CÒN TỒN và VỪA GIẢM GIÁ TRỊ, VỪA GIẢM SỐ LƯỢNG.

B. KÊ KHAI

• Nếu Hóa đơn gốc và Hóa đơn thay thế KHÔNG CÙNG KỲ kê khai thuế

Khi lập Tờ khai thuế GTGT lần đầu, bạn cần thực hiện chọn hóa đơn thay thế khác kỳ lên bảng kê mua vào.

Ví dụ: Ngày 01/08/2025, đơn vị nhận được hóa đơn số 00000789 thay thế cho hóa đơn số 00000023.

Khi lập tờ khai thuế tháng 7 lần đầu, bạn thực hiện Chọn HĐ thay thế/điều chỉnh khác kỳ tích hóa đơn 00000789 lên bảng kê.

– Sửa Hóa đơn gốc(Hóa đơn đã bị thay thế) về Giá trị HHDV mua vào =0, Tiền thuế =0

=> Số liệu tự động tổng hợp lên tab Tờ khai điều chỉnh chỉ tiêu [23] [24] [25]

• Sau khi cất Tờ khai bổ sung sẽ có nút Hạch toán điều chỉnh, để hạch toán điều chỉnh tiền thuế GTGT là số chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Hướng dẫn xử lý và hạch toán sau khi lập tờ khai bổ sung thuế GTGT.