Trả tiền nhà cung cấp (theo hóa đơn) bằng tiền gửi ngân hàng

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị thực hiện nghiệp vụ trả nợ nhà cung cấp theo từng hóa đơn bằng tài khoản ngân hàng trên phần mềm, đảm bảo đối chiếu công nợ và ghi nhận chính xác các khoản thanh toán vào sổ sách kế toán.
Nội dung bài viết gồm:

Mô tả nghiệp vụ trả nợ nhà cung cấp qua ngân hàng
Hướng dẫn thao tác trả tiền theo hóa đơn và lập ủy nhiệm chi
Lưu ý về điều kiện thực hiện và cách chọn chứng từ công nợ

Phạm vi áp dụng: Kế toán doanh nghiệp thực hiện thanh toán công nợ nhà cung cấp

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty chuyển trả nợ cho nhà cung cấp thông qua tài khoản ngân hàng, thường phát sinh các hoạt động sau:

Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty (nhà cung cấp) đến đòi nợ, kế toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho chủ hộ kinh doanh ký duyệt.
Căn cứ vào Ủy nhiệm chi của hộ kinh doanh, ngân hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ.
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, chủ hộ kinh doanh/kế toán của hộ kinh doanh sẽ lập chứng từ, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

3. Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Trả nợ nhà cung cấp theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn.

Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi, tab Thu, chi tiền, chọn biểu tượng ⏷bên cạnh chức năng Chi tiền, chọn chức năng Trả tiền theo hóa đơn.

Bước 2: Chọn loại tiền thanh toán.

Bước 3: Khai báo thông tin:

Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.
Nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền. Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Nhập số trả.

Nhấn Trả tiền

Bước 4: Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp. Kiểm tra chứng từ, nhập thông tin Tài khoản chi, Tài khoản nhận.