Tùy chọn cách lấy mã hàng khi hạch toán hóa đơn đầu ra

Mục lục

1. Nội dung

Khi lập chứng từ từ hóa đơn đầu ra trên phân hệ Quản lý hóa đơn, chương trình cho phép người dùng lựa chọn một trong 2 cách lấy mã hàng:

Hệ thống tự động ghép mã
Hạch toán chung vào một mã hàng

Đồng thời với 1 trong 2 lựa chọn trên, chương trình cho phép người dùng chọn Lấy mã hàng theo hóa đơn cho một số khách hàng để phù hợp với nhu cầu thực tế của đơn vị.

2. Hướng dẫn trên phần mềm

Trên form Thiết lập Quy tắc hạch toán, tại phần thiết lập Quy tắc lấy thông tin lên chứng từ, người dùng tìm đến mục Mã hàng:

Tại đây, chương trình cho phép thiết lập Cách lấy mã hàng và Kho ngầm định khi thêm mới mã hàng.

Cách lấy mã hàng

Người dùng có thể lựa chọn 1 trong 2 cách lấy mã hàng sau: Hệ thống tự động ghép mã và Hạch toán chung vào một mã hàng.

Hệ thống tự động ghép mã: Chương trình sẽ đối chiếu theo tên hàng trên hóa đơn và tên hàng trên danh mục, và tự động ghép mã trên danh mục lên chứng từ.

Hạch toán chung vào một mã hàng: Người dùng điền Mã hàng vào ô tương ứng, chương trình sẽ tự động ghép tất cả các mã VTHH chưa có trong danh mục vào mã hàng này mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước xác nhận nào, ngoại trừ các mã VTHH của khách hàng chọn áp dụng Lấy mã hàng theo hóa đơn cho một số khách hàng.

Lấy mã hàng theo hóa đơn cho một số khách hàng:

Để đáp ứng linh hoạt nhu cầu thực tế tại các đơn vị, chương trình cho phép người dùng tùy chọn thiết lập lấy mã hàng theo hóa đơn cho một hoặc một số khách hàng nhất định:

Khi tích chọn tại dòng “Lấy mã hàng theo hóa đơn cho một số khách hàng” thì chương trình bật ô thông tin ở bên cạnh cho phép người dùng khai báo những khách hàng áp dụng thiết lập này.

Tại trường “Chọn khách hàng áp dụng”:Người dùng có thể nhấn trỏ xuống để chọn khách hàng sẵn có danh sách hoặc nhấn biểu tượng dấu “+” để thêm khách hàng mới.

Nếu người dùng không chọn khách hàng nào thì chương trình sẽ tự động áp dụng lựa chọn lấy mã hàng theo hóa đơn cho toàn bộ khách hàng, dù người dùng đã chọn tùy chọn 1 trong 2 hình thức thanh toán ở trên.

Thiết lập kho ngầm định khi thêm mới mã hàng

Thiết lập kho ngầm định sẽ tự động hóa hoàn toàn khâu chọn kho mỗi khi người dùng cần thêm mới mã hàng. Thay vì phải lặp lại thao tác thủ công, hệ thống sẽ tự điền sẵn kho ưu tiên. Nhờ vậy, quy trình nhập liệu không chỉ nhanh chóng, tiện lợi hơn mà còn đảm bảo chính xác, đặc biệt là khi cần thêm mới hàng loạt mã hàng.