2. Các bước lập đơn mua hàng
Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng\Quy trình, chọn Đơn mua hàng (hoặc trên tab Đơn mua hàng chọn chức năng Thêm đơn mua hàng).
Bước 2: Khai báo các thông tin về đơn mua hàng:
- Khai báo thông tin chung bao gồm các thông tin
- Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách, khi đó thông tin Địa chỉ và Mã số thuế sẽ được tự động lấy theo thông tin nhà cung cấp đã được khai báo.
- Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
- Điều khoản thanh toán: chọn điều kiện thanh toán được hưởng trong trường hợp thanh toán sớm cho nhà cung cấp.
- Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến đơn mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).
- Thông tin đơn hàng: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ. Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ
- Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
- Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp đặt mua từ nhà cung cấp, đồng thời khai báo các thông tin về: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được đặt mua.
- Thông tin khác: mô tả chi tiết hơn về nơi nhận hàng và các điều khoản liên quan đến việc mua hàng (nếu có).
Bước 3: Nhấn Cất, Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu đơn mua hàng cần in. Có thể in đơn mua hàng theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).
Lưu ý
- Sau khi đơn mua hàng được thực hiện, kế toán có thể cập nhật lại tình trạng của đơn mua hàng để quản lý.
