Làm thế nào khi ghi sổ phiếu xuất kho phần mềm báo xuất quá số lượng tồn?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý cảnh báo khi xuất kho vật tư hàng hóa vượt quá số lượng tồn trên phần mềm kế toán, giúp kiểm soát và xử lý các trường hợp xuất kho vượt tồn, đảm bảo hạch toán đúng thực tế.

Nội dung bài viết gồm: nhận biết biểu hiện cảnh báo khi xuất kho vượt tồn, các phương án xử lý (cho phép xuất vượt tồn hoặc kiểm tra, khắc phục nguyên nhân), và hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp thường gặp.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho Kế toán kho, Kế toán tổng hợp, Quản lý kho.

2. Biểu hiện và các cách xử lý

Biểu hiện: Khi xuất kho vật tư hàng hóa, chương trình xuất hiện cảnh báo như sau:

Các cách xử lý:

2.1 Trường hợp cho phép xuất kho quá số lượng tồn

Cho phép xuất kho vượt số lượng tồn để hạch toán nhanh, không cần theo đúng trình tự phát sinh chứng từ.

Các bước thực hiện:
Bước 1:Nhấn vào biểu tượng ⚙ trên thanh công cụ chọn Tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa.
Bước 2: Tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn.

Bước 3: Nhấn Cất.
Bước 4: Mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.

2.2 Trường hợp kiểm tra nguyên nhân xuất kho quá số lượng tồn

Mục đích: Kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất kho, đảm bảo hạch toán đúng thực tế. Nếu xuất hiện cảnh báo xuất kho quá số lượng tồn, kiểm tra các nguyên nhân sau:

Nguyên nhân 1: Lập phiếu xuất kho cùng ngày với phiếu nhập kho, nhưng giờ xuất trước giờ nhập

Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào mục Báo cáo\Kho\Báo cáo chi tiết kho hoặc Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
Bước 2: Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.

Bước 3: Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ nhập lên kiểm tra.
Bước 4: Nhấn vào biểu tượng tại ngày hạch toán để kiểm tra giờ nhập.

Bước 5: Mở lại phiếu xuất, nhấn Sửa để sửa lại giờ xuất kho, đảm bảo giờ xuất kho sau giờ nhập kho.

Bước 6: Nhấn Cất.

Nguyên nhân 2: Chưa nhập hoặc chưa ghi sổ chứng từ nhập kho

Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào mục Báo cáo\Kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
Bước 2: Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.

Bước 3: Kiểm tra báo cáo xem đang bị thiếu chứng từ nhập kho nào so với thực tế.

Bước 4: Kiểm tra xem các chứng từ bị thiếu là do chưa lập hay chưa ghi sổ bằng cách:
– Vào phân hệ Kho\ tab Nhập kho
– Chọn Lọc Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ: trạng thái Chưa ghi sổ, chọn thời gian cần tìm tại Kỳ báo cáo
– Nhấn Lọc

Bước 5: Nếu tìm thấy các phiếu nhập kho chưa ghi sổ, kiểm tra lại và điều chỉnh (nếu cần) cho đúng thực tế. Sau đó ghi sổ phiếu nhập kho.
Bước 6: Với các phiếu nhập kho chưa lập, lập bổ sung theo đúng thực tế.
Bước 7: Sau đó, mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.

Nguyên nhân 3: Nhập trùng 2 dòng của cùng 1 mặt hàng trên chứng từ xuất

Các bước thực hiện:
Bước 1: Tích chuột vào tiêu đề Mã hàng để sắp xếp thứ tự mã hàng.

Bước 2: Kiểm tra mặt hàng đang xuất quá số lượng tồn, xem có bị nhập trùng thành 2 dòng không. Nếu có thì xóa bỏ dòng nhập trùng (trường hợp không muốn các mã hàng sắp xếp theo thứ tự thì đóng chứng từ rồi mở lại để sửa).

Bước 3: Nhấn Cất.