Tự động hạch toán hóa đơn đầu vào trên phân hệ Quản lý hóa đơn

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Hóa đơn đầu vào\chọn mục Tự động xử lý hóa đơn.

Bước 2: Tại mục Tự động hạch toán, khi nhấn bật chức năng Tự động hạch toán, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại Thiết lập hạch toán tự động với MISA AVA và ngầm định chọn ngày bắt đầu áp dụng cho hóa đơn là ngày hiện tại.

• Anh/Chị có thể sửa lại ngày bắt đầu áp dụng cho hóa đơn tùy theo nhu cầu.
• Lưu ý: MISA AVA sẽ chỉ xử lý các hóa đơn có ngày từ mốc này trở đi và hóa đơn được đẩy vào phần mềm sau khi bật tính năng hạch toán tự động.

Sau khi thiết lập ngày áp dụng tự động hạch toán, phần mềm sẽ xử lý các hóa đơn có ngày từ mốc này trở đi và phân loại trên 3 thẻ:

• Đang xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn đang được AVA đọc, đối chiếu danh mục và lập chứng từ.
• Đã xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn đã được xử lý bao gồm: Hóa đơn thiếu mã VTHH/NCC và hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ.
• Có lỗi khi xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn không có mã VTHH/NCC, đồng thời không có tên hàng, tên nhà cung cấp, không có nội dung chi tiết.

Với những hóa đơn chương trình đã xử lý, Anh/Chị cần xác nhận trước khi lưu kết quả vào hệ thống:

Trường hợp 1: Đối với hóa đơn thiếu mã VTHH hoặc mã NCC

• Anh/Chị cần thực hiện thêm mã VTHH/NCC cho hóa đơn bằng cách nhấn vào nút Xác nhận.

• Phần mềm tải lên danh sách các VTHH mới chưa có trong danh mục và bổ sung sẵn các thông tin khai báo cần thiết (tương tự với NCC).
• Chương trình sẽ phân loại tính chất hàng hóa dựa trên công nghệ Trí tuệ nhân tạo AI, Big Data và Chat GPT. Anh/Chị kiểm tra lại thông tin và điều chỉnh nếu cần.

• Tại cột Hình thức xử lý: Chương trình ngầm định sẵn hình thức Tạo mã mới, Anh/Chị có thể lựa chọn một trong 2 hình thức sau:
  • Tạo mã mới: khi mặt hàng này chưa có trên danh mục.
  • Chọn mã có sẵn: nếu muốn theo dõi chung một mã cho các mặt hàng có tên khác nhau nhưng có tính tương đồng.

• Trường hợp xác nhận một VTHH:
  • Nhấn Xác nhận tại từng dòng VTHH để thêm từng VTHH mới vào danh mục.

• Trường hợp xác nhận hàng loạt VTHH:
  • Chọn tất cả hàng hóa hoặc tích chọn những hàng hóa cần thêm vào danh mục.
  • Nhấn trỏ xuống tại nút chức năng Thực hiện hàng loạt.
  • Chọn Xác nhận để thêm hàng loạt VTHH vào danh mục.

• Khi chọn một/một số VTHH thêm vào danh mục thì phần mềm hiển thị cảnh báo.
• Nhấn Có để thêm một/hàng loạt VTHH vào danh mục.

• Trường hợp không có nhu cầu thêm VTHH vào danh mục (ví dụ: lập phiếu chi,…), có thể thực hiện xóa hàng loạt VTHH như sau:

• Tương tự, khi nhấn xác nhận nhà cung cấp mới, chương trình sẽ tải lên danh sách các NCC chưa có trong danh mục. Nhấn Xác nhận để thêm hàng loạt NCC vào danh mục.
• Những hóa đơn sau khi đã xác nhận thêm các VTHH, NCC còn thiếu vào danh mục thì sẽ được phần mềm nhận diện là hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ

Trường hợp 2: Đối với hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ

• Các hóa đơn đã xác định được đầy đủ mã VTHH, mã NCC chương trình sẽ tự động phân loại thành hóa đơn mua hàng hóa/mua dịch vụ.
• Để hạch toán hóa đơn mua hàng/mua dịch vụ, chọn Xác nhận.
• Và thực hiện thiết lập các quy tắc hạch toán hóa đơn đầu vào.

• Sau đó, chương trình sẽ tải lên danh sách các chứng từ mua hàng/mua dịch vụ ngầm định sẵn các thông tin hạch toán.

• Kiểm tra lại thông tin hoặc sửa đổi nếu cần.
• Chọn Cất tất cả chứng từ/Cất chứng từ đang mở.