1. Mục đích
- Bảo trì dữ liệu: Chức năng này sẽ tiến hành bỏ ghi sổ các chứng từ đang ghi sổ và ghi sổ lại chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
- Bảo trì số chứng từ: Chức năng này sẽ thực hiện rà soát lại các số chứng từ đã lập, tìm kiếm và liệt kê các chứng từ đang trùng số trong dữ liệu.
2. Cách thao tác
2.1. Bảo trì dữ liệu
- Vào Tính năng mở rộng, chọn chức năng Bảo trì dữ liệu:
- Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây người dùng tích chọn chức năng Bảo trì dữ liệu:
- Chọn khoảng thời gian thực hiện bảo trì tại mục Kỳ báo cáo
- Tích chọn mục Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ để thực hiện bảo trì dữ liệu cho cả những chứng từ chưa được ghi sổ.
- Nhấn Thực hiện. Quá trình bảo trì dữ liệu sẽ phụ thuộc vào độ lớn của dữ liệu kế toán. Chương trình sẽ hiển thị thông báo cho người dùng khi bắt đầu thực hiện việc bảo trì:
- Chương trình sẽ hiển thị thông báo cho người dùng khi bắt đầu thực hiện việc bảo trì và khi quá trình bảo trì dữ liệu hoàn tất để người dùng nắm được. Trong trường hợp có phát sinh những chứng từ ghi sổ không thành công, để xem danh sách những chứng từ đó người dùng nhấn vào Xem chi tiết.
- Chương trình hiển thị giao diện danh sách các chứng từ không thực hiện ghi sổ được:
2.2. Bảo trì số chứng từ
- Vào Tính năng mở rộng, chọn chức năng Bảo trì dữ liệu:
- Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây người dùng tích chọn chức năng Bảo trì số chứng từ:
- Chọn Loại chứng từ sau đó nhấn Thực hiện:
- Chương trình sẽ hiển thị thông báo bắt đầu quá trình bảo trì số chứng từ. Tùy vào độ lớn của dữ liệu kế toán mà quá trình bảo trì có thể kéo dài:
- Khi hoàn tất việc bảo trì số chứng từ, chương trình cũng sẽ hiển thị thông báo để người dùng nắm được. Trong trường hợp có phát sinh những chứng từ bị trùng số, muốn xem danh sách những chứng từ đó nhấn Xem chi tiết:
- Chương trình hiển thị danh sách chi tiết các chứng từ bị trùng số:
