Hướng dẫn xử lý chênh lệch khi đối chiếu hóa đơn với Tổng cục thuế do hóa đơn trả lại hàng mua là hóa đơn đầu ra

I. Tổng quan

Khi đối chiếu bảng kê mua vào/bán ra của tờ khai 01/GTGT (theo Thông tư 80/2021) với dữ liệu từ Tổng cục Thuế, anh/chị sẽ nhận được báo cáo chi tiết các trường hợp hóa đơn không thể đối chiếu được. Việc bổ sung các lý do chi tiết giúp kế toán xác định chính xác vì sao hóa đơn không xuất hiện trên hệ thống thuế, từ đó có giải pháp xử lý phù hợp, tránh hiểu nhầm hoặc bỏ sót dữ liệu hợp lệ.

Tài liệu này hướng dẫn cách nhận diện các lý do mới trong kết quả đối chiếu, cách sử dụng bộ lọc kết quả và thao tác xem hướng dẫn xử lý theo từng trường hợp.

Áp dụng cho: Kế toán viên sử dụng tính năng đối chiếu tờ khai 01/GTGT (bản lần đầu hoặc bổ sung) trên phần mềm ASP.

II. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Thực hiện đối chiếu tờ khai 01/GTGT với Tổng cục Thuế

1. Truy cập màn hình chi tiết tờ khai 01/GTGT hoặc màn hình danh sách tờ khai.
2. Nhấn (1) Đối chiếu với Tổng cục Thuế để bắt đầu đối chiếu dữ liệu hóa đơn trên bảng kê.
3. Nếu hệ thống phát hiện tờ khai chuyển đổi từ SME bị trống mẫu số và ký hiệu, sẽ hiện cảnh báo với nội dung hướng dẫn xử lý. Anh/chị hãy chọn (2) Có để tiếp tục đối chiếu, hoặc (3) Không để hủy thao tác.

Bước 2: Xem kết quả đối chiếu và lý do chi tiết

1. Sau khi đối chiếu, hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn kèm lý do không khớp tại cột “Kết quả đối chiếu”.
2. Các lý do chi tiết mới sẽ bao gồm (tùy theo loại hóa đơn):
   • Hóa đơn thiếu Mẫu số/Ký hiệu/MST nhà cung cấp (đối với hóa đơn mua vào).
   • Hóa đơn thiếu Mẫu số/Ký hiệu (đối với hóa đơn bán ra).
   • Hóa đơn trả lại hàng mua không có trên Tổng cục Thuế (áp dụng cho bảng kê mua vào).
3. Các lý do này được bổ sung cố định trong tổng kết, giúp anh/chị dễ dàng đối chiếu.

Bước 3: Sử dụng bộ lọc kết quả đối chiếu để tìm nhanh các hóa đơn gặp vấn đề

1. Mở combo (4) Lọc kết quả đối chiếu trên bảng kê mua vào/bán ra.
2. Chọn các giá trị mới như Hóa đơn thiếu Mẫu số/Ký hiệu/MST nhà cung cấp hoặc Hóa đơn trả lại hàng mua không có trên Tổng cục Thuế để hiển thị nhanh các hóa đơn cần xử lý.
3. Đảm bảo combo lọc đủ rộng để hiển thị đầy đủ các giá trị này.

Bước 4: Xem hướng dẫn xử lý cho từng lý do đối chiếu

1. Tại cột kết quả đối chiếu, nhấn (5) Hướng dẫn xử lý ngay cạnh các lý do mới để xem chi tiết cách khắc phục vấn đề với hóa đơn tương ứng.
2. Hệ thống sẽ mở trang trợ giúp cụ thể với từng lỗi để anh/chị thực hiện điều chỉnh hợp lệ.

III. Lưu ý

• Lý do mới được bổ sung cố định trên màn hình tổng kết, anh/chị sẽ luôn nhìn thấy, kể cả khi chưa phát sinh trường hợp thực tế.
• Các trường hợp hóa đơn thiếu thông tin hoặc hóa đơn trả lại hàng mua kê sai tab cần kiểm tra kỹ trước khi gửi thông tin lên Tổng cục Thuế để đảm bảo dữ liệu chuẩn xác.
• Khi thực hiện đối chiếu với tờ khai convert từ SME, ưu tiên sửa dữ liệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn trước khi xác nhận đối chiếu để tránh cảnh báo sai hàng loạt.
• Toàn bộ lý do và giá trị bộ lọc đều hỗ trợ tiếng Anh, phù hợp với môi trường đa ngôn ngữ.