Khi ghi sổ Các loại chứng từ báo “số chứng từ đã tồn tại” thì làm thế nào?

Mục đích: Hướng dẫn kiểm tra và xử lý khi phần mềm cảnh báo số chứng từ đã tồn tại trong quá trình ghi sổ chứng từ nghiệp vụ khác.

Biểu hiện: Khi ghi sổ các loại chứng từ báo “Số chứng từ <…..> đã tồn tại. Bạn có muốn chương trình tự động tăng số chứng từ không?”
Nội dung:

• Kiểm tra chứng từ trùng số trong danh sách chứng từ
• Kiểm tra chứng từ trùng số trong danh sách nhận hóa đơn
• Thực hiện bảo trì số chứng từ nếu không tìm thấy chứng từ trùng

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu, người dùng nhập liệu

Ví dụ Chứng từ nghiệp vụ khác: 

Cách 1: Dùng chức năng tìm kiếm nhanh Dùng tính năng Tìm kiếm nhanh theo hướng dẫn tại đây. Và Tìm kiếm chứng từ nâng cao theo hướng dẫn tại đây. Cách 2: Kiểm tra trong Danh sách chứng từ/Hóa đơn 1.  Kiểm tra trong Danh sách chứng từ Vào phân hệ Tổng hợp\Tab Chứng từ nghiệp vụ khác, lọc khoảng thời gian từ năm 200x đến năm 9000. Nhập số chứng từ cần kiểm tra. 2. Kiểm tra trong Danh sách Nhận hóa đơn Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng\Nhận hóa đơn Kiểm tra các chứng từ có số trùng. 3. Thực hiện bảo trì số chứng từ Nếu đã kiểm tra nhưng không tìm thấy chứng từ trùng số, thực hiện chức năng Bảo trì số chứng từ.

Đối với các loại chứng từ khác như Chứng từ thu/chi Tiền mặt/ Tiền gửi, Chứng từ Bán hàng, Chứng từ Mua hàng, Chứng từ xuất/nhập kho,….. và các phân hệ khác thực hiện kiểm tra tương tự.