Khi ghi sổ Các loại chứng từ báo “số chứng từ đã tồn tại” thì làm thế nào?

Mục đích: Hướng dẫn kiểm tra và xử lý khi phần mềm cảnh báo số chứng từ đã tồn tại trong quá trình ghi sổ chứng từ nghiệp vụ khác.

Biểu hiện: Khi ghi sổ các loại chứng từ báo “Số chứng từ <…..> đã tồn tại. Bạn có muốn chương trình tự động tăng số chứng từ không?”

Nội dung:

• Kiểm tra chứng từ trùng số trong danh sách chứng từ
• Kiểm tra chứng từ trùng số trong danh sách nhận hóa đơn
• Thực hiện bảo trì số chứng từ nếu không tìm thấy chứng từ trùng

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu, người dùng nhập liệu

Ví dụ Chứng từ nghiệp vụ khác: 

Cách 1: Dùng chức năng tìm kiếm nhanh Dùng tính năng Tìm kiếm nhanh theo hướng dẫn tại đây. Và Tìm kiếm chứng từ nâng cao theo hướng dẫn tại đây. Cách 2: Kiểm tra trong Danh sách chứng từ/Hóa đơn 1.  Kiểm tra trong Danh sách chứng từ Ví dụ: Phân hệ Tổng hợp Vào phân hệ Tổng hợp\Tab Chứng từ nghiệp vụ khác, lọc khoảng thời gian từ năm 200x đến năm 9000. Nhập số chứng từ cần kiểm tra. 2. Kiểm tra trong Danh sách Nhận hóa đơn Ví dụ: Phân hệ Mua hàng Vào phân hệ Mua hàng\tab Nhận hóa đơn Kiểm tra các chứng từ có số trùng. 3. Thực hiện bảo trì số chứng từ Nếu đã kiểm tra nhưng không tìm thấy chứng từ trùng số, thực hiện chức năng Bảo trì số chứng từ. Anh/Chị nhấn vào biểu tượng bánh răng ⚙ Tiện ích và thiết lập\ Bảo trì dữ liệu\ Bảo trì số chứng từ\ chọn Loại chứng từ và nhấn Thực hiện.

Đối với các loại chứng từ khác như Chứng từ thu/chi Tiền mặt (phân hệ Tiền mặt), Chứng từ thu/chi  Tiền gửi (phân hệ Tiền gửi), Chứng từ Bán hàng (phân hệ Bán hàng), Chứng từ Mua hàng (phân hệ Mua hàng), Chứng từ xuất/nhập kho (phân hệ Kho),….. và các phân hệ khác thực hiện kiểm tra tương tự.