Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn cách nhập dữ liệu kế toán từ tệp Excel vào phần mềm, gồm các loại dữ liệu: Danh mục, Số dư, Chứng từ. Thao tác này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác khi làm việc

Nội dung:

Nhập danh mục từ Excel
Nhập số dư từ Excel
Nhập chứng từ từ Excel

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Quản trị hệ thống, Người dùng nhập liệu

2. Các bước thực hiện

Cho phép nhập dữ liệu kế toán từ tệp Excel vào phần mềm. Gồm các loại dữ liệu sau: Danh mục, Số dư, Chứng từ

2.1. Nhập danh mục từ file Excel

Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Tất cả danh mục, chọn danh mục cần thực hiện khai báo.

Bước 2: Chọn Nhập từ excel

Chương trình sẽ hiển thị giao diện

Bước 3: Chọn tệp nguồn

Chọn file nhập khẩu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
Sheet nhập khẩu: Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập trong file excel
Dòng tiêu đều: Lựa chọn dòng tiêu đề cột dữ liệu trong file excel.
Có 3 phương thức nhập khẩu thông tin: Thêm mới / Cập nhật / Ghi đè.
Nhấn vào So sánh các phương thức để xem chi tiết cách hệ thống xử lý của từng phương pháp.
- Thêm mới:
  - Dữ liệu VTHH, nhà cung cấp, khách hàng… có trên tệp excel mà chưa có trên phần mềm thì sẽ được thêm mới vào phần mềm.
  - Dữ liệu VTHH, nhà cung cấp, khách hàng… có trên tệp excel và cũng đã có trên phần mềm thì vẫn sẽ giữ nguyên như trên phần mềm, không cập nhật lại.
- Cập nhật:
  - Dữ liệu VTHH, nhà cung cấp, khách hàng… có trên tệp excel mà chưa có trên phần mềm thì sẽ được thêm mới vào phần mềm.
  - Dữ liệu VTHH, nhà cung cấp, khách hàng… có trên tệp excel và cũng đã có trên phần mềm thì vẫn sẽ được cập nhật lại.
- Ghi đè: Toàn bộ dữ liệu trên phần mềm sẽ bị xóa đi và thay thế bằng dữ liệu trên tệp excel.
Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục để chuyển qua bước 2.

Bước 4: Ghép dữ liệu

Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình
Trường hợp là file tự tạo không theo mẫu chương trình Anh/Chị từ thực hiện ghép thủ công từng cột trên phần mềm tương ứng với cột nào trên excel.

Lưu ý:

Tại dòng có tích chọn “Thông tin bắt buộc” thì phải đảm bảo cột trên tệp excel phải nhập đầy đủ thông tin, không được bỏ trống giá trị.
Nếu không tích chọn “Thông tin bắt buộc”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống tùy theo quy tắc riêng của từng loại danh mục, chứng từ.
Trường hợp muốn thêm hoặc bớt các cột thông tin muốn ghép thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu

Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo.
Khi đó có thể lựa chọn:
- Nhấn Nhập khẩu: Chương trình sẽ bỏ qua các dòng không hợp lệ và chỉ nhập lên phần mềm các dòng hợp lệ.
- Hoặc tải tệp kết quả kiểm tra về máy để chỉnh sửa và quay lại bước 1 để nhập khẩu lại.

Bước 6: Kết quả nhập khẩu dữ liệu

Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 3

Bước 7: Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

2.2. Nhập số dư từ file Excel

Bước 1: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu

Bước 2: Chương trình sẽ hiển thị danh sách các loại số dư để thực hiện nhập

Ví dụ: Nhập số dư tài khoản từ file excel:

Trên chức năng Nhập số dư, chọn tiện ích Nhập số dư ban đầu từ Excel

Bước 3: Chọn tệp nguồn: Tương tự như nhập khẩu danh mục.

Bước 4: Ghép dữ liệu: Nhập khẩu Thêm mới, Có thể ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu có thể điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 6: Thông báo kết quả nhập khẩu

2.3. Nhập chứng từ từ file Excel

Bước 1: Chọn phân hệ cần thực hiện nhập khẩu chứng từ, trên danh sách chứng từ, chọn chức năng Nhập từ excel

Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện tương tự như nhập khẩu danh mục

Bước 3: Chọn tệp nguồn:

Chọn đúng loại chứng từ trước khi chọn file dữ liệu hoặc tải file mẫu để tránh phát sinh lỗi ở các bước sau do sai định dạng, sai thông tin dữ liệu cần nhập khẩu của mỗi loại chứng từ.
Phần mềm chỉ hỗ trợ nhập khẩu thêm mới chứng từ.

Bước 4: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục có thể ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình

Bước 6: Thông báo kết quả nhập khẩu

3. Lưu ý

Sau khi nhập khẩu thành công thì chứng từ sẽ ở trạng thái chưa ghi sổ (màu cam), cần thực hiện ghi sổ chứng từ để ghi nhận bút toán lên các báo cáo, sổ sách kế toán.
Trỏ chuột tại dòng chứng từ chưa ghi sổ, nhấn dấu ba chấm (…) ở cuối dòng và chọn chức năng Ghi sổ.

Để thực hiện hàng loạt, Anh/Chị tích chọn ☑ một hoặc nhiều chứng từ trên danh sách, hệ thống sẽ hiển thị các chức năng xử lý hàng loạt.:

Lưu ý: Trường hợp khi nhập khẩu vào phần mềm báo lỗi không hợp lệ thì xem hướng dẫn xử lý tại đây