Một số câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm ASP Kế toán

Trường hợp 1: Hóa đơn bị thay thế và Hóa đơn thay thế phát hành trực tiếp trên ASP kế toán

Phần mềm đã tự động hạch toán trên chứng từ bán hàng gốc và tách Hóa đơn bị thay thế ra khỏi chứng từ, anh/chị sửa lại thông tin trên chứng từ, tham khảo hướng dẫn tại đây

Trường hợp 2: Hóa đơn bị thay thế và Hóa đơn thay thế đều phát hành trên MeInvoice

• Bước 1: Trên ASP kế toán, mở chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế, nhấn Bỏ ghi/ Tiện ích / Xóa
• Bước 2: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn / Hóa đơn bán ra  / tab Danh sách hóa đơn, chọn loại hóa đơn, khoảng thời gian / Nhấn Đồng bộ từ meInvoice

• • Tại dòng hóa đơn bị thay thế: nhấn Lập hóa đơn tại cột Chức năng

• • Tại dòng hóa đơn thay thế: nhấn Lập chứng từ bán hàng tại cột Chức năng

Trường hợp 3: Hóa đơn thay thế được phát hành trên phần mềm khác không phải của MISA

• • Bước 1: Sửa lại chứng từ bán hàng của hóa đơn bị thay thế về giá trị bằng 0
  • Bước 2: Lập chứng từ bán hàng cho hóa đơn thay thế

• • • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Bán hàng, nhấn Thêm\ Chứng từ bán hàng
    • Chọn loại chứng từ là Bán hàng hóa trong nước, tích chọn Lập kèm hóa đơn, khai báo các thông tin chung và thông tin hóa đơn (Mẫu số HĐ, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn)
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết (Mã hàng, Kho, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất,…) theo hóa đơn đã phát hành sau đó nhấn Cất

Lưu ý: Để gõ tay được số hóa đơn thay thế trên chứng từ hạch toán, Anh chị làm theo hướng dẫn tại đây

• Trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót cần phải xử lý theo hình thức thay thế hoặc điều chỉnh bởi cùng loại hóa đơn máy tính tiền, không sử dụng loại hóa đơn GTGT để xử lý sai sót cho hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Trường hợp hóa đơn GTGT có sai sót do xuất trùng, hoặc giao dịch không thực hiện cần giảm toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn và đơn vị đã chuyển sang sử dụng loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì có thể dùng loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn về giá trị 0 để xử lý cho hóa đơn GTGT

• Hiện tại biên bản điều chỉnh lập trên phần mềm chỉ hỗ trợ chọn đến hóa đơn gốc cần điều chỉnh.
• Trường hợp nếu đã điều chỉnh lần 1 bị sai, cần điều chỉnh lần 2 thì Anh chị không bắt buộc lập tiếp biên bản điều chỉnh lần 2.
• Nếu bên mua có yêu cầu lập tiếp biên bản điều chỉnh lần 2, Anh chị có thể lập ngoài phần mềm và ký, đóng dấu xác nhận 2 bên hoặc ký điện tử.

Khi vào tab Hóa đơn \ thêm hóa đơn không thấy có mục hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế do đơn vị đang không chọn Có sử dụng hóa đơn điện tử Meinvoice.

Để khắc phục, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào bánh răng Tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Tùy chọn chung

Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn, tích Có trên mục Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn\ nhấn Cất

Bước 3: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\ Hóa đơn đầu ra, chọn Kết nối Meinvoice và nhập thông tin đăng nhập Meinvoice. Nhấn Kết nối.

Sau đó Anh chị quay lại thêm hóa đơn kiểm tra lại

Anh/chị đã lập hóa đơn điều chỉnh (giảm số lượng, giảm giá trị hoặc điều chỉnh hàng hóa) cho hóa đơn bán hàng, tuy nhiên khi kiểm tra tồn kho vẫn bị trừ hoặc không thay đổi theo nội dung điều chỉnh.

Trả lời: Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh về mặt hóa đơn/thuế, không tự động điều chỉnh lại số lượng tồn kho. Để kho tăng lại đúng số lượng đã điều chỉnh giảm, anh/chị cần thực hiện hạch toán chứng từ tương ứng, cụ thể:

• Trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử meInvoice: Vào phân hệ Bán hàng/ tab Hóa đơn/ lọc Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn điều chỉnh/ Nhấn biểu tượng mũi tên ▼ chọn Lập chứng từ trả lại hàng bán => Hệ thống sẽ ghi nhận chứng từ kho để tăng lại tồn kho theo số lượng điều chỉnh.

• Trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm phát hành hóa đơn của nhà cung cấp khác, cần hạch toán hóa đơn điều chỉnh vào phần mềm ASP kế toán: Vào phân hệ Bán hàng / tab Trả lại hàng bán / nhấn Thêm. Trên chứng từ tích Kiêm phiếu nhập kho để điều chỉnh tăng tồn kho.

• Trường hợp nhà cung cấp xuất nhầm hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn gốc không sai thì Anh chị vẫn hạch toán theo số liệu đúng vào phần mềm
• Đối với hóa đơn điều chỉnh bị xuất nhầm, nếu có điều chỉnh liên quan đến số lượng hoặc giá trị thì Anh chị có thể trao đổi với nhà cung cấp để nhà cung cấp xuất tiếp hóa đơn điều chỉnh tiếp theo để điều chỉnh lại, đảm bảo nguyên tắc Số liệu trên hóa đơn gốc + Số liệu trên các hóa đơn điều chỉnh liên quan = Số liệu đúng

Anh/chị cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành, tuy nhiên dù hóa đơn vẫn hiển thị trên ASP Kế toán nhưng khi tìm kiếm để lập hóa đơn điều chỉnh thì không tìm thấy hóa đơn.

Giải pháp: Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành hiển thị trên ASP Kế toán nhưng khi tìm để lập hóa đơn điều chỉnh không có do các nguyên nhân sau:

• Nguyên nhân 1: Hóa đơn gốc ở trạng thái Chờ cấp mã, anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn:
  • Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, tab Hóa đơn, nhấn mũi tên xoay tròn (⟳) Lấy lại dữ liệu bên cạnh chức năng Xuất ra Excel.
  • Bước 2: Nếu vẫn chưa được, vào phân hệ Quản lý hóa đơn, tab Hóa đơn đầu ra, nhấn dấu mũi tên trỏ xuống ⏷, chọn Hủy kết nối và kết nối lại.
• Nguyên nhân 2: Hóa đơn gốc đó đã được chọn lập Hóa đơn thay thế, anh/chị kiểm tra bằng cách:
  • Vào phân hệ Bán hàng\ tab Hóa đơn
  • Lọc cột Trạng thái hóa đơn là Hóa đơn đã bị thay thế, sau đó tìm số hóa đơn cần điều chỉnh xem có ở mục này không.

• Nguyên nhân 3: Hóa đơn đang tìm kiếm là Hóa đơn điều chỉnh, anh/chị lưu ý cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc, không lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh.
• Nguyên nhân 4: Chọn nhầm ngày, tháng để tìm hóa đơn, anh/chị mở lại hóa đơn để kiểm tra lại ngày hóa đơn rồi thực hiện lọc lại khoảng thời gian chính xác

Trường hợp cần điều chỉnh giảm hóa đơn, Anh chị sẽ không làm ở chứng từ bán hàng, để ghi âm, Anh chị thực hiện như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Lập văn bản thỏa thuận với người mua
• Lập hóa đơn điều chỉnh tại tab Hóa đơn trên phần mềm
• Phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: 

• • Xem hướng dẫn chi tiết về Điều chỉnh hóa đơn tại đây
  • Xem hướng dẫn về Cách ghi thông tin trên Hóa đơn điều chỉnh: tại đây.

Bước 2: Hạch toán cho hóa đơn điều chỉnh

Sau khi có hóa đơn điều chỉnh, Anh chị sẽ lập các chứng từ hạch toán tương ứng như giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán hoặc nghiệp vụ khác để hạch toán giảm doanh thu, giảm thuế và tăng hàng nhập kho (nếu có giảm số lượng hàng bán).

Tham khảo hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh chi tiết tại đây 

Vấn đề: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc đã phát hành từ phần mềm của nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, ASP Kế toán hiện chưa hỗ trợ trực tiếp việc điều chỉnh hóa đơn ngoài hệ thống, nên người dùng cần thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice và sau đó hạch toán lại trên ASP.

Giải pháp: Hiện tại, Anh/Chị cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn trên MeInvoice, sau đó đồng bộ về ASP Kế toán để hạch toán:

Bước 1: Trên phần mềm ASP kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Hóa đơn đầu ra, tại thông tin kết nối Meinvoice, chọn Quy trình \ Thông báo hóa đơn sai sót=> Khi đó chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Trên phần mềm MeInvoice, thực hiện lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh như sau

• Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn
  • Tại mục xử lý HĐ lập sai \ Điều chỉnh hóa đơn \ Lập biên bản điện tử 
  • Trên giao diện Chọn hóa đơn lập biên bản điều chỉnh, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác
  • Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập biên bản điều chỉnh → nhấn Đồng ý
  • Nhập nội dung biên bản → ký điện tử → lưu và gửi khách hàng
• Lập hóa đơn điều chỉnh
  •  Vào mục Xử lý HĐ lập sai \ chọn Điều chỉnh hóa đơn \ nhấn Lập hóa đơn điều chỉnh.

• • Trên giao diện Chọn hóa đơn điều chỉnh, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác
  • Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập hóa đơn điều chỉnh → nhấn Đồng ý

• • Khai báo thông tin trên hóa đơn điều chỉnh, nhấn Lưu và Phát hành.

• • Xem thêm hướng dẫn Cách viết thông tin trên hóa đơn điều chỉnh tại đây

• • Tích chọn Gửi CQT cấp mã để chương trình tự động gửi hóa đơn cho CQT cấp mã ngay khi phát hành.
  • Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi hóa đơn được cấp mã.

• • Trên hóa đơn điều chỉnh hiển thị dòng thông tin điều chỉnh cho hóa đơn nào.

Bước 3: Lấy hóa đơn điều chỉnh về phần mềm ASP kế toán

• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Hóa đơn đầu ra, tại Thông tin kết nối meInvoice \ chọn Hủy kết nối với meInvoice
• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Hóa đơn đầu ra \ tab Tự động xử lý hóa đơn, chọn Kết nối cơ quan thuế

• Nhập thông tin kết nối CQT để đồng bộ hóa đơn bán ra (Vì hóa đơn từ hệ thống khác nên chỉ khi kết nối CQT mới lấy được cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh về)
• Chọn chức năng Lập chứng từ bán hàng hoặc các thao tác khác ở cột Chức năng để hạch toán

Vấn đề: Trong một số trường hợp, đơn vị phát sinh hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó nhưng kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ tính thuế của hóa đơn bị thay thế. Khi đó, ngày hạch toán trên chứng từ bán hàng và kỳ kê khai thuế không đồng nhất, dẫn đến tình trạng doanh thu trên tờ khai thuế không khớp với doanh thu trên sổ cái.

Giải pháp: Để khớp doanh thu giữa sổ cái và tờ khai thuế, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Vào phân hệ Bán hàng, tìm đến chứng từ bán hàng của hóa đơn thay thế.

• Mở chứng từ \ nhấn Bỏ ghi \ nhấn Sửa

• Sửa lại ngày hạch toán của chứng từ về thời điểm phát sinh của hóa đơn bị thay thế (kỳ tính thuế đã kê khai).

• Cất chứng từ.

Sau khi điều chỉnh ngày hạch toán phù hợp với kỳ kê khai, doanh thu trên sổ cái và trên tờ khai thuế sẽ được đồng bộ và khớp số liệu.

Vấn đề: Khi doanh nghiệp thực hiện thay thế hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra lại trạng thái của hóa đơn cũ và ảnh hưởng của hóa đơn này đến chứng từ bán hàng cũng như các báo cáo thuế. Do đó cần xác định cách hệ thống hiển thị hóa đơn đã bị thay thế và việc hóa đơn này có còn được tính vào tờ khai, bảng kê thuế hay không.

Giải pháp:

Sau khi thực hiện thay thế hóa đơn trên phần mềm ASP kế toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật như sau:

• Hóa đơn bị thay thế sẽ được tách khỏi chứng từ bán hàng (nếu trước đó lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn).

• Hóa đơn vẫn hiển thị tại phân hệ Bán hàng \ tab Hóa đơn.

• Tại danh sách hóa đơn, cột Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị: “Hóa đơn đã bị thay thế”.

• Khi lập tờ khai thuế GTGT và bảng kê bán ra, hệ thống không lấy giá trị của hóa đơn đã bị thay thế để lên tờ khai.

Vấn đề: Doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn ở kỳ trước, sau đó phát sinh hóa đơn điều chỉnh nhưng chỉ điều chỉnh thông tin (không thay đổi giá trị tiền, thuế). Người dùng băn khoăn không biết có cần kê khai lại hóa đơn thay thế trên tờ khai thuế GTGT hay không.

Giải pháp:

• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh không làm thay đổi giá trị (tiền, thuế), chỉ điều chỉnh thông tin thì không bắt buộc phải kê khai lại trên tờ khai thuế GTGT vì không ảnh hưởng đến số liệu.

• Khi lập tờ khai thuế GTGT, nếu hóa đơn này đang hiển thị trên bảng kê bán ra thì Anh chị nhấn Chọn chứng từ → bỏ tích hóa đơn → nhấn Đồng ý để loại khỏi bảng kê.

Vấn đề: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc đã phát hành từ phần mềm của nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, ASP Kế toán hiện chưa hỗ trợ trực tiếp việc thay thế hóa đơn ngoài hệ thống, nên người dùng cần thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice và sau đó hạch toán lại trên ASP

Giải pháp: Hiện tại, Anh/Chị cần thực hiện thay thế hóa đơn trên MeInvoice, sau đó đồng bộ về ASP Kế toán để hạch toán:

Bước 1: Trên phần mềm ASP kế toán, vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ tab Hóa đơn đầu ra, tại thông tin kết nối Meinvoice, chọn Quy trình \ Thông báo hóa đơn sai sót=> Khi đó chương trình sẽ tự động điều hướng lên web MeInvoice

Bước 2: Trên phần mềm MeInvoice, thực hiện lập biên bản thay thế và hóa đơn thay thế như sau

•  Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn

  • Vào Xử lý HĐ lập sai → Thay thế hóa đơn → Lập biên bản điện tử

  • Trên giao diện Chọn hóa đơn lập biên bản thay thế, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác

  • Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập biên bản thay thế → nhấn Đồng ý

  • Nhập nội dung biên bản → ký điện tử → lưu và gửi khách hàng

• Vào Xử lý HĐ lập sai → Thay thế hóa đơn → Lập hóa đơn thay thế

• • Trên giao diện Chọn hóa đơn thay thế, nhấn sang tab Hóa đơn trên hệ thống khác

• • Khai báo thông tin hóa đơn sai sót cần lập hóa đơn thay thế → nhấn Đồng ý

  • Nhập thông tin trên hóa đơn thay thế → Lưu và phát hành hóa đơn

• • Tích chọn Gửi CQT cấp mã để chương trình tự động gửi hóa đơn cho CQT cấp mã ngay khi phát hành.
  • Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay khi hóa đơn được cấp mã.
    Trên hóa đơn thay thế hiển thị dòng thông tin thay thế cho hóa đơn nào.

Bước 3: Lấy hóa đơn thay thế về phần mềm ASP kế toán

• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Hóa đơn đầu ra, tại Thông tin kết nối meInvoice \ chọn Hủy kết nối với meInvoice
• Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \ Hóa đơn đầu ra \ tab Tự động xử lý hóa đơn, chọn Kết nối cơ quan thuế

• Nhập thông tin kết nối CQT để đồng bộ hóa đơn bán ra (Vì hóa đơn từ hệ thống khác nên chỉ khi kết nối CQT mới lấy được cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế về)
• Chọn chức năng Lập chứng từ bán hàng hoặc các thao tác khác ở cột Chức năng để hạch toán

Vấn đề: Doanh nghiệp sử dụng song song mẫu hóa đơn 1 thuế suất và nhiều thuế suất. Khi lập hóa đơn cho hàng hóa dịch vụ chỉ có 1 thuế suất nhưng lại chọn nhầm sang mẫu nhiều thuế suất, người dùng lo ngại đây là sai sót cần điều chỉnh.

Giải pháp:

• Trường hợp hóa đơn chỉ có 1 thuế suất: vẫn được phép lập trên mẫu nhiều thuế suất.
• Nếu hóa đơn đã phát hành không sai về nội dung, giá trị và thuế suất, trạng thái hóa đơn hợp lệ / đã được CQT cấp mã: không cần xử lý sai sót điều chỉnh hay thay thế.

Lưu ý: chỉ bắt buộc dùng đúng mẫu nhiều thuế suất khi hóa đơn có nhiều mức thuế suất khác nhau.

Vấn đề: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn với 1 thuế suất, nhưng sau đó phát hiện hóa đơn thực tế có mặt hàng được giảm thuế và mặt hàng không được giảm thuế, áp dụng 2 mức thuế suất khác nhau (8% và 10%). Đây là sai sót về thuế suất, cần xử lý theo đúng quy định hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp lệ và kê khai thuế chính xác.

Giải pháp:

Hướng dẫn dưới đây được xây dựng dựa trên quy định xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đơn vị có thể tham khảo để thực hiện phù hợp với thực tế tại đơn vị.

Cách 1: Thay thế bằng hóa đơn mẫu nhiều thuế suất (khuyến nghị)

• Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn nhiều thuế suất (nếu chưa có). Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây
• Bước 2: Thay thế hóa đơn sai sót bằng mẫu hóa đơn nhiều thuế suất
  • • Lập biên bản thỏa thuận với người mua, nêu rõ nội dung sai sót.
    • Lập hóa đơn thay thế, gửi CQT cấp mã và gửi lại cho người mua. Lưu ý: chọn đúng ký hiệu hóa đơn mẫu nhiều thuế suất để phát hành
    • Tham khảo hướng dẫn thay thế hóa đơn tại đây

Cách 2: Vẫn sử dụng mẫu hóa đơn 1 thuế suất

• Trường hợp 1: Điều chỉnh hóa đơn
  • Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với người mua.
  • Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần hàng hóa bị sai thuế suất. Tham khảo hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn tại đây
  • Bước 3: Lập hóa đơn mới cho phần hàng hóa đó với thuế suất đúng.
• Trường hợp 2: Thay thế hóa đơn (tách thành nhiều hóa đơn)
  • Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai với giá trị = 0
  • Lập 2 hóa đơn mới riêng biệt:
    • 1 hóa đơn cho hàng hóa thuế suất 10%
    • 1 hóa đơn cho hàng hóa thuế suất 8%