6.1. Chứng từ mua CCDC/xuất kho CCDC ra sử dụng, chuyển TSCĐ thành CCDC, thanh toán chi phí trả trước nhưng quên chưa ghi tăng hoặc chưa chọn nguồn hình thành

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn xử lý các trường hợp chứng từ được hạch toán vào bên Nợ tài khoản 242 nhưng chưa được lập chứng từ ghi tăng hoặc chưa được liên kết vào nguồn hình thành của các chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ, chi phí trả trước hoặc điều chỉnh công cụ dụng cụ.

Nội dung bao gồm hướng dẫn kiểm tra và chỉnh sửa các chứng từ hạch toán liên quan đến tài khoản 242, thực hiện lập chứng từ ghi tăng hoặc điều chỉnh phù hợp, cùng với phương pháp thiết lập liên kết giữa chứng từ hạch toán và nguồn hình thành.

Phạm vi áp dụng dành cho kế toán thực hiện quản lý công cụ dụng cụ, chi phí trả trước và các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 242 trên phần mềm kế toán.

2. Các bước thực hiện

Trường hợp này anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra:

Nếu không đúng là một trong các nghiệp vụ (mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay/xuất kho CCDC ra sử dụng/chuyển TSCĐ thành CCDC/thanh toán chi phí trả trước) thì chỉnh sửa lại tài khoản hạch toán cho đúng thực tế. (Không hạch toán vào bên Nợ TK142, 242).
Nếu đúng là nghiệp vụ mua CCDC thì thực hiện tiếp bước 2.

Bước 2: Vào phân hệ Công cụ dụng cụ tab Quản lý công cụ, dụng cụ, chọn Ghi tăng và tab Điều chỉnh, kiểm tra xem đã lập chứng từ ghi tăng CCDC hoặc điều chỉnh CCDC hay chưa? hoặc vào phân hệ Công cụ dụng cụ tab Chi phí trả trước, kiểm tra xem đã thêm chi phí trả trước hay chưa?

Nếu chưa: Lập chứng từ ghi tăng CCDC theo hướng dẫn tại đây hoặc ghi nhận chi phí trả trước theo hướng dẫn tại đây hoặc điều chỉnh CCDC theo hướng dẫn tại đây.
Nếu đã lập chứng từ ghi tăng CCDC hoặc ghi nhận chi phí trả trước hoặc điều chỉnh CCDC, thực hiện như sau:
- Với chứng từ ghi tăng CCDC: chọn tab Nguồn gốc hình thành, sau đó chọn các chứng từ mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay/xuất kho CCDC ra sử dụng/chuyển TSCĐ thành CCDC ở bước 1 vào danh sách chứng từ hình thành nên CCDC.
- Với chứng từ ghi nhận chi phí trả trước: chọn tab Tập hợp chứng từ, sau đó chọn các chứng từ thanh toán chi phí trả trước ở bước 1 vào danh sách.
- Với chứng từ điều chỉnh CCDC: chọn tab Tập hợp chứng từ, sau đó chọn các chứng từ ở bước 1 vào danh sách.