7.2 Chênh lệch bảng kê thuế GTGT và sổ cái

1. Chứng từ hạch toán vào TK1331 nhưng không lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào

Nguyên nhân 1: Chứng từ không chọn nhóm HHDV mua vào hoặc chọn nhóm HHDV khác nhóm 1 hoặc 2

• Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra.
• Vào tab Hóa đơn, kiểm tra cột Nhóm HHDV mua vào.

• Trường hợp quên chọn nhóm HHDV mua vào hoặc chọn nhầm vào nhóm khác nhóm 1 hoặc 2 thì xử lý như sau:
  • Chọn lại nhóm HHDV mua vào vào nhóm 1 hoặc 2 cho đúng thực tế.
  • Sau đó, mở tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTKT), chọn tab PL 01-2GTKT – Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào. Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm chứng từ vừa sửa ở trên vào bảng kê.
• Trường hợp đã chọn đúng nhóm HHDV mua vào thuộc nhóm 3, 4 hoặc 5 thì xử lý như sau:
  • Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 3 – Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ: Chứng từ sẽ không được lấy lên bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào mà lấy lên tờ khai thuế GTGT theo dự án đầu tư. Vì vậy, trên báo cáo Chênh lệch bảng kê thuế GTGT và sổ cái vẫn hiện thị chứng từ này nhưng không có sai sót xảy ra. Bạn bỏ qua trường hợp này.
  • Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 4 – Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ: Trường hợp này cần sửa lại tài khoản hạch toán thuế GTGT, tùy vào quyết định của Doanh nghiệp mà có thể hạch toán vào bên Nợ TK chi phí như TK 811 hoặc TK 1388 để quy trách nhiệm cho người có liên quan thay vì hạch toán vào bên Nợ TK 1331.
  • Với hàng hóa dịch vụ thuộc Nhóm 5 – Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp lên tờ khai 01/GTKT: Trường hợp này doanh nghiệp không phải tính nộp thuế GTGT nên không hạch toán vào TK 1331. Kế toán xóa bút toán hạch toán vào TK 1331 đi và điều chỉnh lại số tiền hạch toán vào tài khoản đúng.

Nguyên nhân 2: Hóa đơn đã được kê khai lên bảng kê mua vào của kỳ khác

Mô tả: Trong trường hợp đến kỳ kê khai nhưng Kế toán chưa nhận được hóa đơn hoặc bỏ sót hóa đơn, thì vẫn có thể kê khai hóa đơn này vào các kỳ tính thuế sau. Nếu hóa đơn được kê khai vào kỳ tính thuế lớn hơn kỳ xem báo cáo đối chiếu chứng từ sổ sách ở trên thì chương trình sẽ liệt kê hóa đơn này lên báo cáo.

Ví dụ: Hóa đơn ngày 15/03/2022 nhưng được kê khai vào kỳ tính thuế tháng 05/2022. Khi xem báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian là quý I/2022 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này (tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái), tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa kỳ kê khai hóa đơn trên. Ví dụ cả năm 2022 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh lệch.

Giải pháp: Kiểm tra lại xem hóa đơn được kê khai lên tờ khai của kỳ nào? có đúng thực tế hay không?

• Nếu đúng thì bỏ qua chênh lệch trên báo cáo.
• Nếu kê khai nhầm kỳ thì thực hiện như sau:
  • Mở tờ khai GTGT của kỳ bị sai.
  • Chọn Tab BKMV_01-2/GTGT
  • Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ
  • Bỏ chọn hóa đơn lên sai bảng kê. Nhấn Đồng ý
  • Nhấn Cất.
  • Sau đó mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai đúng kỳ, thực hiện các thao tác tương tự như trên, tích chọn lại hóa đơn bị loại bỏ ở kỳ bị sai để lên trên bảng kê của kỳ đúng

Lưu ý: Trường hợp các tờ khai cũ bị sai giống thông tin giống trên tờ khai đã kê khai thì phải lập tờ khai bổ sung theo từng tình huống chứ không được chỉnh sửa.

Nguyên nhân 3: Ngày hóa đơn lớn hơn ngày cuối cùng của kỳ báo cáo thuế

Mô tả: Trường hợp một hóa đơn được xác định thuộc kỳ báo cáo thuế bất kỳ nhưng không thấy hiển thị trên tờ khai thuế của kỳ đó, thì có thể do Ngày hóa đơn đang lớn hơn ngày cuối cùng của kỳ báo cáo thuế.

Giải pháp:

1. Mở chứng từ lên kiểm tra xem ngày hóa đơn có lớn hơn ngày cuối cùng của kỳ lập tờ khai thuế không?

2. Nếu có, cần đối chiếu với hóa đơn gốc.

3. Nếu ngày hóa đơn nhập sai so với hóa đơn gốc thì thực hiện như sau:

• Bỏ ghi chứng từ để sửa lại ngày hóa đơn cho đúng.
• Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai đúng kỳ (kỳ chứa ngày hóa đơn đúng).
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ hoặc nhấn chuột phải chọn Chọn chứng từ.
• Tích chọn hóa đơn mới sửa lại ngày để lấy lên bảng kê.
• Nhấn Cất.
• Nếu ngày hóa đơn nhập sai nhưng hóa đơn này đã được kê khai thuế thì
  • Cần lập lại tờ khai bổ sung, sửa lại ngày hóa đơn và kê khai hóa đơn đó vào đúng kỳ.
  • Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai sai kỳ lên. Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ, sau đó nhấn Đồng ý để chương trình cập nhật lại danh sách các hóa đơn trên bảng kê (bỏ hóa đơn đã sửa ngày ra khỏi bảng kê)

4. Nếu ngày hóa đơn đã nhập đúng so với hóa đơn gốc, thì hóa đơn sẽ không được kê khai ở kỳ này, mà sẽ được lấy lên tờ khai của kỳ có chứa ngày hóa đơn.

2. Chứng từ hạch toán vào TK 33311 nhưng không lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

Nguyên nhân 1: Không khai báo thuế suất thuế GTGT trên chứng từ

Giải pháp:

• Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên.
• Khai báo bổ sung thuế suất thuế GTGT tại tab Thuế, cột % Thuế GTGT.

Lưu ý: Nếu hàng hóa không chịu thuế thì chọn thuế suất là KCT.

• Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab BKBR_01-1/GTGT.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn lại hóa đơn ở trên lên bảng kê.

Nguyên nhân 2: Hạch toán thuế đầu ra trên Chứng từ nghiệp vụ khác, Chi tiền mặt, chi tiền gửi,…nhưng lại chọn nhóm HHDV mua vào.

Một trong những điều kiện để các chứng từ nghiệp vụ khác, chi tiền mặt, chi tiền gửi…được lấy lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra BKBR_01-1/GTGT đó là không chọn Nhóm HHDV mua vào. Vì vậy, với nguyên nhân trên cần thực hiện như sau:

• Mở chứng từ nhấn Bỏ ghi\Sửa
• Để trống cột Nhóm HHDV mua vào tại Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế
• Nhấn Cất.

• Nếu chưa lập tờ khai thuế thì lập mới tờ khai thuế GTGT, chương trình sẽ lấy các chứng từ trên lên BKBR_01-1/GTGT
• Nếu đã lập tờ khai thuế (và chưa nộp cho cơ quan thuế) thì:
  • Mở BKBR_01-1/GTGT lên.
  • Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm hóa đơn ở trên lên bảng kê.
  • Nhấn Cất.

Chứng từ lấy lên bảng kê mua vào, bán ra nhưng không hạch toán vào tài khoản 133, 33311 hoặc hạch toán khác kỳ

Nguyên nhân 1: Hạch toán nhầm/không hạch toán tài khoản thuế

Mô tả: Các hóa đơn, chứng từ không hạch toán tài khoản thuế vào tài khoản 133/33311 nhưng vẫn được lấy lên tờ khai do thỏa mãn điều kiện sau:

• Với Hóa đơn, chứng từ bán ra: Có chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn (riêng chứng từ chi tiền mặt, chi tiền gửi, chứng từ nghiệp vụ khác, hóa đơn trả lại hàng bán, hóa đơn trả lại hàng mua thì phải thỏa mãn thêm điều kiện: không chọn Nhóm HHDV mua vào)
• Với Hóa đơn, chứng từ mua vào: Có chọn Nhóm HHDV là nhóm 1,2; có đủ số và ngày hóa đơn.

Giải pháp:

• Mở chứng từ lên, nhấn Bỏ ghi/Sửa.
• Sang tab Thuế , hạch toán lại tài khoản thuế đúng.
• Nhấn Cất.

Nguyên nhân 2: Lập hóa đơn GTGT nhưng không lập chứng từ hạch toán

Mô tả: Trường hợp xuất hóa đơn trước và đã kê khai lên bảng kê thuế, nhưng chưa lập chứng từ bán hàng, thì Báo cáo Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị hóa đơn này.

Giải pháp:

• Mở hóa đơn lên kiểm tra xem có bị quên không lập chứng từ bán hàng không.
• Chọn chức năng Lập chứng từ bán hàng để ghi nhận doanh thu và hạch toán thuế cho hóa đơn đó.

Lưu ý: Sửa lại ngày trên chứng từ cho khớp với ngày hóa đơn.

Tiền thuế trên sổ cái và bảng kê mua vào/bán ra không khớp nhau

Mô tả: Các tình huống làm phát sinh chênh lệch tiền thuế giữa sổ sách và bảng kê mua vào/bán ra:

• Chứng từ ghi nhận doanh thu và hóa đơn lập riêng, nhưng không khớp tiền thuế.
• Tiền thuế trên chứng từ và hóa đơn khớp nhau, nhưng sau khi hóa đơn đã được kê lên bảng kê thuế, thì sửa lại tiền thuế trên chứng từ ghi nhận doanh thu làm phát sinh chênh lệch.
• Đơn vị lập chứng từ ghi nhận doanh thu tạm tính theo từng giai đoạn công việc, khi hoàn thành mới nghiệm thu toàn bộ khối lượng công việc để xuất hóa đơn và kê khai thuế => Vào thời điểm chưa xuất hóa đơn và kê khai thuế, trên báo cáo Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị danh sách các chứng từ trên nhưng đây không phải là sai sót.

Giải pháp:

• Nhấn vào Số chứng từ và Số hóa đơn để mở chứng từ và hóa đơn lên kiểm tra.
• Đối chiếu với thực tế để điều chỉnh lại số tiền trên chứng từ, hóa đơn hoặc bảng kê thuế cho đúng thực tế:
  • Nếu điều chỉnh số tiền trên hóa đơn (hoặc số tiền trên hóa đơn đã đúng thực tế nhưng không khớp với bảng kê): thì cần cập nhật lại giá trị trên bảng kê thuế bằng cách:
    • Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào/bán ra lên.
    • Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ.
    • Nhấn Đồng ý để cập nhật giá trị mới thay đổi trên hóa đơn lên bảng kê.