Cho phép lấy mã hàng theo hóa đơn khi lập chứng từ từ hóa đơn đầu vào

Mục đích: Hướng dẫn cách giữ nguyên mã hàng trên hóa đơn khi lập chứng từ từ hóa đơn đầu vào, đáp ứng nhu cầu quản lý theo mã hàng của đơn vị.
Nội dung:

• Giới thiệu tính năng tùy chọn cách lấy mã hàng khi lập chứng từ từ hóa đơn đầu vào.
• Chi tiết thay đổi từ phiên bản R52 về cách lấy mã hàng.
• Hướng dẫn thao tác trên phần mềm để lựa chọn cách lấy mã hàng.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản lý hóa đơn, người dùng lập chứng từ từ hóa đơn đầu vào

• Trước phiên bản R52: Khi lập chứng từ từ hóa đơn đầu vào, phần mềm tự động xác định mã hàng bằng cách so sánh tên hàng trên hóa đơn với tên hàng trong danh mục hàng hóa để tìm mã phù hợp.
• Từ phiên bản R52: Chương trình bổ sung thêm “Tùy chọn cách lấy mã hàng”, giúp người dùng có thể thiết lập cách lấy mã hàng:
  •  Lấy mã hàng theo hóa đơn
  •  Ghép mã theo từ khóa trong tên hàng
  •  Các trường hợp còn lại:
    Cách 1: Tự động ghép mã theo tên hàng.
    Cách 2: Sử dụng ngay mã hàng trên hóa đơn mua vào (thường dùng trong trường hợp mặt hàng đặc thù chỉ nhập mua từ một nhà cung cấp. Và cùng một mã hàng nhưng mỗi lần nhập hàng lại có tên khác nhau tùy theo quy cách sản phẩm, số lô sản xuất… nên không thể sử dụng quy tắc tự ghép của phần mềm được)

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn/Hóa đơn đầu vào.

Bước 2: Nhấn vào nút mũi tên ⏷ trên tab Hóa đơn đầu vào, chọn Tùy chọn hạch toán. Phần mềm sẽ hiển thị giao diện Tùy chọn hạch toán hóa đơn đầu vào.

• Tích vào Tùy chọn cách lấy mã hàng

Bước 3:  Thiết lập Lấy mã hàng theo hóa đơn: Hệ thống sẽ sử dụng luôn mã hàng trên hóa đơn để điền vào mã hàng trên chứng từ hạch toán (áp dụng khi bạn muốn sử dụng luôn mã hàng của nhà cung cấp thay vì phải tự tạo mã mới). Phần mềm hiển thị giao diện lựa chọn:

• Không áp dụng
• Áp dụng cho tất cả nhà cung cấp
• Chỉ áp dụng cho nhà cung cấp sau: Có thể chọn chi tiết nhà cung cấp cần thiết lập.

Lưu ý: Người dùng có thể nhấn trỏ xuống để chọn nhà cung cấp áp dụng hoặc nhấn biểu tượng dấu “+” để thêm nhà cung cấp mới.

Bước 4: Thiết lập: Ghép mã theo từ khóa trong tên hàng: Khi tên hàng chứa một từ khóa xác định, hệ thống sẽ tự động hạch toán vào mã hàng tương ứng.

• Nhấn Thiết lập điều kiện

• Thực hiện thêm Danh sách điều kiện ghép mã theo từ khóa

Bước 5: Thiết lập Các trường hợp còn lại:

•  Tự động ghép mã theo tên hàng Chương trình sẽ đối chiếu theo tên hàng trên hóa đơn và tên hàng trên danh mục, và tự động ghép mã trên danh mục lên chứng từ.
•  Hạch toán chung vào một mã hàng cố định: Thực hiện chọn mã hàng có sẵn trong danh sách VTHH, hoặc nhấn dấu + để thêm mã hàng mới.

Bước 6: Nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra và áp dụng các thiết lập theo thứ tự ưu tiên thiết lập từ: Lấy mã hàng theo hóa đơn → Ghép mã theo từ khóa trong tên hàng → Các trường hợp còn lại.