1. Nội dung
Phần mềm đáp ứng tính năng đối chiếu danh sách hóa đơn đã kê khai trên tờ khai 01/GTGT, 04/GTGT, 01/CNKD với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (TCT) và cảnh báo chênh lệch giúp người dùng phát hiện kịp thời để tìm hiểu nguyên nhân, chỉnh sửa và chủ động trong việc giải trình chênh lệch với cơ quan thuế.
2. Hướng dẫn trên phần mềm
Người dùng có thể thực hiện đối chiếu danh sách hóa đơn đã kê khai trên tờ khai 01/GTGT, 04/GTGT, 01/CNKD với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế bằng 2 cách sau:
- Cách 1: Trên phân hệ Kiểm soát rủi ro.
- Chọn Đối chiếu bảng kê HĐ với TCT
- Chương trình sẽ tải lên danh sách tờ khai
- Người dùng thực hiện các bước tiếp theo như cách 2.
- Cách 2: Trên phân hệ Thuế
- Danh sách tờ khai sẽ kèm theo trạng thái đối chiếu Tổng cục Thuế như sau:
- Để thực hiện đối chiếu TCT, anh chị nhấn trỏ xuống tại cột Chức năng.
Chọn Đối chiếu với TCT
- Ngoài ra người dùng có thể thực hiện Đối chiếu với TCT ngay trên tờ khai:
- Trường hợp máy tính chưa có công cụ hỗ trợ, người dùng thực hiện tải và cài đặt theo hướng dẫn tại đây.
- Sau khi tải công cụ và cài đặt thành công, chọn Đối chiếu với TCT
- Phần mềm hiển thị hộp thoại Lựa chọn cách lấy ghi chú nguyên nhân.
- Người dùng có thể lựa chọn kế thừa phần Ghi chú nguyên nhân từ kết quả Đối chiếu hóa đơn đã hạch toán trên phần mềm với Tổng cục thuế, hoặc kế thừa từ lần đối chiếu gần nhất nếu trước đó đã đối chiếu tờ khai này rồi, hoặc bỏ trống để tự điền nội dung
- Phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin hóa đơn trên tờ khai đối chiếu với thông tin hóa đơn trên Tổng cục thuế. Đồng thời, cập nhật kết quả trên danh sách tờ khai tại cột Kết quả đối chiếu và thông báo kết quả trên quả chuông sau khi hoàn thành.
- Trạng thái đối chiếu và kết quả đối chiếu cũng được thể hiện trên tờ khai.
- Người dùng kiểm tra kết quả đối chiếu bằng cách nhấn vào Xem kết quả trên quả chuông thông báo hoặc trên tờ khai, hoặc bằng chức năng “Xem kết quả đối chiếu” trên danh sách tờ khai:
- Đối với tờ khai 04/GTGT và 01/CNKD, kết quả chênh lệch sẽ chỉ hiển thị trên 1 tab hóa đơn đầu ra.
- Với tờ khai 01/GTGT, phần mềm trả về kết quả chênh lệch trên 2 tab Hóa đơn đầu vào/ đầu ra như sau:
- Chương trình sẽ so sánh danh sách hóa đơn đầu vào/đầu ra được kê trên tờ khai với danh sách hóa đơn mới nhất trên hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/) và hiển thị kết quả như sau:- Tổng số lượng hóa đơn: Chênh lệch= Số lượng hóa đơn trên tờ khai- số lượng hóa đơn trên Tổng cục thuế
– Hóa đơn lệch tiền
– Hóa đơn chưa hạch toán
– Hóa đơn không có trên Tổng cục Thuế
– Hóa đơn chưa được kê khai
– Hóa đơn đã được kê khai trên tờ khai khác - Trên cột Kết quả đối chiếu sẽ thể hiện các kết quả như sau:
- Khớp: hóa đơn trên tờ khai và trên Tổng cục thuế không có chênh lệch
- Trường hợp trên tờ khai có kê khai hóa đơn nhưng trên TCT lại không có:
– Không có trên Tổng cục Thuế: Ngày của hóa đơn trên tờ khai thuộc kỳ đối chiếu nhưng không tìm thấy trên TCT (hóa đơn không tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử của TCT)
– Không có trên Tổng cục Thuế tại kỳ kê khai này: Ngày của hóa đơn trên tờ khai không thuộc kỳ đối chiếu nên có thể là hóa đơn không tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử của TCT hoặc hóa đơn có tồn tại nhưng thuộc kỳ kê khai khác. - Trường hợp trên TCT có hóa đơn nhưng trên tờ khai không kê:
– Chưa hạch toán: Hóa đơn chưa được hạch toán vào phần mềm và chưa được kê khai trên tờ khai nào.
– Chưa được kê khai: Hóa đơn đã hạch toán nhưng chưa kê khai vào kỳ nào cả.
– Đã được kê khai trên tờ khai khác: Hóa đơn đã được kê khai trên tờ khai khác. - Trường hợp hóa đơn lệch tiền (trên TCT và tờ khai đều có hóa đơn nhưng chênh lệch giá trị hoặc tiền thuế):
– Lệch tiền chưa thuế..., Lệch tiền thuế…: Đối với tờ khai 01/GTGT.
– Lệch tiền...: Với tờ khai 04/GTGT, 01/CNKD.
- Để lọc theo từng loại kết quả, người dùng nhấn trỏ xuống tại cột kết quả và chọn tiêu chí lọc:
- Người dùng thực hiện kiểm tra lại các hóa đơn bị chênh lệch và điều chỉnh lại nếu cần.
- Trường hợp chênh lệch là đúng (ví dụ nhà cung cấp xuất hóa đơn không đúng thực tế…) thì người dùng có thể ghi chú lại nguyên nhân chênh lệch tại cột Ghi chú nguyên nhân để làm căn cứ phục vụ việc giải trình Cơ quan thuế sau này.
Lưu ý:
– Nội dung ghi chú tối đa là 500 ký tự. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin thời gian và người thực hiện ghi chú cuối cùng.
– Phần ghi chú nguyên nhân của từng hóa đơn sẽ được lưu lại cho lần đối chiếu sau. Do đó, nếu đã xử lý và hóa đơn không còn chênh lệch thì người dùng cần xóa nội dung ghi chú đi để tránh nhầm lẫn.
– Người dùng có thể sao chép nội dung ghi chú cho các dòng bên dưới.
- Sau khi người dùng đã kiểm tra và ghi chú nguyên nhân cho toàn bộ trường hợp chênh lệch thì có thể chuyển trạng thái tờ khai sang “Đã hoàn thành đối chiếu” để dễ dàng theo dõi.
- Trường hợp tờ khai được lập bổ sung và đã hoàn thành đối chiếu thì người dùng có thể chuyển trạng thái của tờ khai lần đầu hoặc tờ khai bổ sung trước đó sang trạng thái Đã hoàn thành để không cần phải theo dõi nữa:
- Trên danh sách tờ khai, nhấn trỏ xuống trên cột chức năng.
- Chọn Xác nhận hoàn thành đối chiếu
- Tờ khai sẽ được chuyển sang trạng thái “Đã hoàn thành”
- Khi có yêu cầu giải trình từ Cơ quan thuế với 1 tờ khai bất kỳ, người dùng có thể mở lại Kết quả đối chiếu với TCT đã thực hiện trước đó để xem lại nội dung ghi chú nguyên nhân chênh lệch.
- Lưu ý: Chức năng Đối chiếu TCT chỉ áp dụng với:
– Tờ khai 01/GTGT có lập kèm bảng kê mua vào bán ra
– Tờ khai 04/GTGT và 01/CNKD có lập kèm bảng kê bán ra - Ngoài ra đối với trường hợp các hóa đơn có phát sinh loại tiền ngoại tệ, người dùng có thể hiển thị các cột Loại tiền, tỷ giá và các cột tiền quy đổi để dễ dàng xem giá trị hóa đơn khi phát sinh loại tiền ngoại tệ:
