Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn cách nhập dữ liệu kế toán từ tệp Excel vào phần mềm, gồm các loại dữ liệu: Danh mục, Số dư, Chứng từ. Thao tác này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác khi làm việc

Nội dung:

Nhập danh mục từ Excel
Nhập số dư từ Excel
Nhập chứng từ từ Excel

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Quản trị hệ thống, Người dùng nhập liệu

2. Các bước thực hiện

Cho phép nhập dữ liệu kế toán từ tệp Excel vào phần mềm. Gồm các loại dữ liệu sau: Danh mục, Số dư, Chứng từ

2.1. Nhập danh mục từ file Excel

Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Tất cả danh mục, chọn danh mục cần thực hiện khai báo

Bước 2: Chọn mũi tên ⏷ ở chức năng Thêm, chọn Nhập từ excel

Chương trình sẽ hiển thị giao diện

Bước 3: Chọn tệp nguồn

Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.
Có 3 lựa chọn nhập khẩu thông tin:
- Thêm mới: Dữ liệu mã VTHH, NCC, khách hàng … trên tệp excel mà chưa có trên hệ thống thì sẽ được thêm mới vào. Dữ liệu mã VTHH, NCC, khách hàng … trên tệp mà đã có trên hệ thống sẽ không được cập nhật vào.
- Cập nhật: Cập nhật, bổ sung thêm các thông tin của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
- Ghi đè: Toàn bộ dữ liệu trên hệ thống sẽ bị xóa đi và thay thế bằng dữ liệu trên tệp excel.
Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục để chuyển qua bước 2.

Bước 4: Ghép dữ liệu

Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình

Trường hợp là file tự tạo không theo mẫu chương trình có thể thực hiện ghép cột thủ công

Lưu ý:

Tại dòng có tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin” thì phải đảm bảo cột trên tệp excel tương ứng có nhập đầy đủ thông tin liên quan.
Nếu không tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống theo yêu cầu của từng trường dữ liệu theo từng danh mục, chứng từ.

Trường hợp lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu

Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo.

Khi đó có thể lựa chọn:
- Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
- Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

Bước 6: Kết quả nhập khẩu dữ liệu

Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 3

Bước 7: Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

2.2. Nhập số dư từ file Excel

Bước 1: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Nhập số dư ban đầu

Bước 2: Chương trình sẽ hiển thị danh sách các loại số dư để thực hiện nhập

Ví dụ: Nhập số dư tài khoản từ file excel:

Trên chức năng Nhập số dư, chọn tiện ích Nhập số dư ban đầu từ Excel

Bước 3: Chọn tệp nguồn: Tương tự như nhập khẩu danh mục.

Bước 4: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục, có thể ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình.

Bước 5: Kiểm tra dữ liệu: Chương trình sẽ trả về kết quả dữ liệu hợp lệ hoặc không hợp lệ trên file dữ liệu có thể điều chỉnh hoặc tiến hành nhập dữ liệu luôn.

Bước 6: Thông báo kết quả nhập liệu

2.3. Nhập chứng từ từ file Excel

Bước 1: Chọn phân hệ cần thực hiện nhập khẩu chứng từ, trên giao diện danh sách chọn mũi tên ⏷ chức năng Thêm, chọn tiện ích Nhập từ excel

Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện tương tự như nhập khẩu danh mục

Bước 3: Chọn tệp nguồn:

Chọn đúng loại chứng từ trước khi chọn file dữ liệu hoặc tải file mẫu để tránh phát sinh lỗi ở các bước sau do sai định dạng, thông tin dữ liệu cần nhập khẩu của mỗi loại chứng từ.
Chỉ nhập khẩu thêm mới chứng từ.

Bước 4: Ghép dữ liệu: Tương tự như khi nhập khẩu danh mục có thể ghép được các cột dữ liệu trên file nhập khẩu và trên chương trình

Bước 6: Thông báo kết quả nhập liệu

3. Lưu ý

Sau khi nhập khẩu thành công thì chứng từ sẽ ở trạng thái chưa ghi sổ, cần thực hiện ghi sổ chứng từ để ghi nhận bút toán lên các báo cáo, sổ sách kế toán.